Beschrijving

Eén van de Anago klanten is een middelgroot accountancy kantoor dat zich richt op ondernemers in het midden- en kleinbedrijf, vrije-beroepsbeoefenaars en non-profit instellingen. Het kantoor heeft meer dan 1.000 klanten en ruim 100 medewerkers. Om de behoefte van klanten af te stemmen op de beschikbaarheid van medewerkers stelt het kantoor planningen op waarbij uren van medewerkers worden toegewezen aan activiteiten en klanten. In de basis is de planning een kopie van het voorgaande jaar. Alle wijzigingen hierop door nieuwe klanten en medewerkers, veranderde behoeften en wijzigingen in afspraken en aanwezigheid worden tijdens het planningsoverleg hierin verwerkt.

State of Art

Het accountantskantoor gebruikte een spreadsheet voor de planning welke deels werd gevoed met informatie uit het Navision ERP systeem. Het gebruik van de spreadsheettechonologie heeft geleid tot de volgende knelpunten:

• Het activiteitenniveau ontbreekt in de planning
• Het huidige inzicht is eenzijdig; inzichten vanuit andere perspectieven (klant, medewerker) ontbreken
• Het verwerken van wijzigingsverzoeken vanuit enerzijds klanten en anderzijds medewerkers leidt tot fouten en kosten veel tijd
• Er kan maar één gebruiker tegelijkertijd in de spreadsheet
• Decentraal inzicht in de planning is niet mogelijk

Het kantoor wilde de planning professionaliseren en ondersteunen met een tool die bovengenoemde knelpunten weg zou nemen en de bestaande functionaliteit zou uitbreiden met nieuwe wensen.

Migratie

Het accountancy kantoor heeft de mogelijkheden voor vervanging onderzocht. Uit dit onderzoek is gebleken dat geen van de standaardpakketten op de juiste manier aansloot bij de wensen. Het implementeren als een traditionele geprogrammeerde maatwerkoplossing bleek veel te prijzig en veel te star. De oplossing kwam van Anago: maatwerk op basis van softwareassemblage.

Anago oplossing

In een tweetal workshops is de gewenste functionaliteit benoemd. Hierbij was de oorspronkelijke spreadsheet en de lijst met knelpunten het uitgangspunt. Naast de functionaliteit is ook het gebruikersproces en de bijbehorende autorisatie beschreven.

De Anago applicatie bevat de volgende functies:

• Automatische koppeling naar het ERP systeem voor het ophalen van klant- en medewerkergegevens
• Beheer van activiteiten, autorisatie en scenario’s
• Invoer behoefte per activiteit, functie en klant
• Wekelijkse planning en periodieke planning
• Herplanning
• Rapportages met planningsoverzichten, -knelpunten en capaciteitsoverzichten

Anago biedt daarnaast de volgende standaard functionaliteit: exporteren naar Excel en pdf, gegevensinvoer, draaien en kantelen van tabellen, loggen van wijzigingen in gegevens, backup, autorisatie, koppelingen met andere systemen.

Behaalde winst

In de Anago applicatie is een rollende planning geïntroduceerd, waardoor planningen wekelijks automatisch worden aangevuld in plaats van jaarlijks handmatig. Aan de planning is een extra dimensie toegevoegd, waardoor op activiteitenniveau kan worden gepland. Door middel van een klik in een cel wordt het onderliggende detailniveau getoond in een pop-up. Het kantoor heeft nu inzichten vanuit klant- en medewerkerperspectief tot haar beschikking, waardoor verzoeken van klanten en medewerkers makkelijker kunnen worden verwerkt.

In het geval van herplanning bij in en uit dienst treden van medewerkers kunnen geplande werkzaamheden eenvoudig worden overgezet. Wanneer een klant een verzoek indient om een afspraak te verplaatsen, kunnen alle geplande medewerkers in één keer worden verplaatst.

Er is een tool ontwikkeld voor de invoer van periodieke afspraken en afwezigheid, waardoor handmatige invoer wordt beperkt. De gebruikers kunnen gelijktijdig en toch centraal planningen invoeren in het systeem. Rapportages geven projectleiders juist inzicht in hun eigen klanten op decentraal niveau.

Wilt u meer weten over deze klantcase of over het implementeren van maatwerk applicaties met behulp van AnagoAssemble? Neem dan contact op met Thomas de Nooij op telefoonnummer 088 99 00 800 of via e-mail tdnooij@anago.nl.