De afdeling Bezwaar, Beroep en Mediation van een provincie verwerkt alle bezwaren, beroepen en klachten over alle processen van de provincie. Het proces bestaat uit de volgende stappen: registratie gegevens, telefonisch contact, verzamelen gegevens, hoorzitting, advies en beslissing. Per stap worden gegevens geregistreerd. Daarnaast is het belangrijk dat de verwerking van de zaak binnen de gestelde wettelijke termijn plaatsvindt. Wanneer zaken niet tijdig worden verwerkt krijgt de provincie een boete opgelegd. Voortgangsbewaking is dan ook een belangrijk onderdeel. Ieder maand, kwartaal en jaar wordt management informatie over de processen opgesteld ten behoeve van het verantwoordingsproces.
De provincie gebruikte een spreadsheetapplicatie voor de registratie van de gegevens. Deze applicatie is ooit klein begonnen en over de loop van de jaren uitgegroeid tot een bedrijfskritische applicatie.
Het gebruik van spreadsheettechnologie heeft geleid tot de volgende knelpunten:
De provincie heeft de mogelijkheden voor vervanging onderzocht. Uit dit onderzoek is gebleken dat geen van de standaardpakketten op de juiste manier aansloot bij de wensen. Het implementeren als een traditionele geprogrammeerde maatwerkoplossing bleek veel te prijzig en veel te star. De oplossing kwam van Anago: maatwerk op basis van softwareassemblage.
In een tweetal workshops is de gewenste functionaliteit benoemd. Hierbij was het oorspronkelijke spreadsheet en de lijst met knelpunten uitgangspunt. Naast de functionaliteit is ook het gebruikersproces en de bijbehorende autorisatie beschreven.
Met behulp van de standaard bouwblokken is de applicatie met AnagoAssemble gemodelleerd in slechts enkele weken doorlooptijd. De Anago applicatie bevat de volgende functies:
Anago biedt daarnaast de volgende standaard functionaliteit: exporteren naar Excel en pdf, gegevensinvoer, draaien en kantelen van tabellen, loggen van wijzigingen in gegevens, backup, autorisatie, koppelingen met andere systemen.
De Anago applicatie zorgt ervoor dat meerdere medewerkers tegelijk kunnen werken. De improductiviteit als gevolg van wachttijden uit het verleden zijn weg.
Het systeem produceert automatische overzichten, rapportages en maandafslagen. Dit zorgt ervoor dat de maandelijkse verantwoordingsrapportagecyclus geen werk meer kost. Het onderhoud aan het systeem, zoals het toevoegen van nieuwe processen en stappen gaat eenvoudig via een beheeronderdeel en wordt instant doorgevoerd.
De voortgangsbewaking heeft ertoe geleid dat veel beter op de tijdigheid gestuurd kan worden. Voor de hele afdeling, maar ook op individueel medewerkerniveau. Dit heeft geleid tot kortere doorlooptijden, minder tijdigheidsoverschrijdingen en dus minder boetes.