Menu
Project Portfolio Management

Project Portfolio Management & Planning

Continu inzicht in planning en realisatie

binnen de hele organisatie

Project Portfolio Management en Planning

Project portfolio management is een belangrijk instrument voor het efficiënt bereiken van de organisatiedoelen. De ondersteuning van de planning moet op een eenvoudige manier gebeuren en toegevoegde waarde bieden aan alle lagen in de organisatie. Dit kan alleen maar als de ondersteunende systemen 100% aansluiten op de processen.

Vaak worden spreadsheets gebruikt voor de ondersteuning van project portfolio management en planning. Spreadsheets zijn gemakkelijk aanpasbaar aan de behoefte, werken eenvoudig en bieden toegevoegde waarde aan de gebruiker. Het probleem is alleen dat het tijdrovend, foutgevoelig en niet geïntegreerd is.

We hebben de slimme planningsoplossingen van Anago gebaseerd op dit principe. De project portfolio management oplossing is snel inzetbaar, eenvoudig te gebruiken en volledig aanpasbaar aan de organisatie.

Visie

Onze visie is dat het gehele proces van het project beheerst moet worden, van het ontstaan van het idee van het project tot en met de evaluatie van het eindresultaat. Een project doorloopt de volgende fases: selectie, definitie, planning, realisatie en afronding. Tijdens alle fasen in de levensloop van het project moet er bewaking plaatsvinden op inzet van resources, budgetten, risico’s, mijlpalen en op te leveren producten. Na afloop van iedere fase wordt een eindproduct geleverd dat het besluitvormingsproces voedt. In het besluitvormingsproces wordt bepaald of het project door kan naar de volgende fase.

Project proces trechter

Resource Planning

Type activiteiten in projectorganisatie

De afstemming tussen vraag en aanbod vindt plaats op basis van gevraagde skills en aanwezige skills. Hierdoor ontstaat snel inzicht op lange en korte termijn in welke skills tekorten of overschotten zijn. Hierdoor kunnen tijdig maatregelen worden genomen zoals het schuiven met projecten en activiteiten, het inhuren van externe capaciteit en het opleiden van interne medewerkers.

Resource planning is essentieel in de besluitvorming over projecten. Dit vindt zowel plaats op strategisch niveau voor de lopende en mogelijke toekomstige projecten als operationeel voor de lopende project. Binnen resource planning zijn drie onderdelen belangrijk: vraag naar capaciteit, aanbod van capaciteit en skills.

Vraag naar capaciteit

Organisaties die alleen projecten uitvoeren bestaan niet. Er is altijd sprake van een mix van traditionele projecten, mini-projecten die niet apart beheerst worden en standaard activiteiten. Om een goede inzet van capaciteit te krijgen, is inzicht nodig in de totale capaciteitsbehoefte. Bij het bepalen van de capaciteitsbehoefte moet rekening worden gehouden met het feit dat dat ieder soort activiteiten een eigen manier van bepalen van de vraag kent. 

Aanbod van capaciteit

Voor een goede resource planning moet de beschikbare capaciteit op lange en korte termijn worden ingeschat. De Anago oplossing bepaalt de beschikbaarheid met behulp van diverse methoden en technieken. Dit kan (voor de lange termijn) eenvoudig door het plannen van percentages voor ziekte en verlof maar ook (op de korte termijn) geavanceerd met voorspelmodellen voor de ontwikkeling van ziekteverzuim, verloop en overige werkzaamheden.

Skills

De afstemming tussen vraag en aanbod vindt plaats op basis van gevraagde skills en aanwezige skills. Hierdoor ontstaat snel inzicht op lange en korte termijn in welke skills tekorten of overschotten zijn. Hierdoor kunnen tijdig maatregelen worden genomen zoals het schuiven met projecten en activiteiten, het inhuren van externe capaciteit en het opleiden van interne medewerkers.

Bruto naar netto capaciteit

Planning op verschillende niveaus

Strategische Planning

Essentieel in het nemen van beslissingen binnen de portfolio is het inzicht op langere termijneffect op de beschikbare mensen en middelen. hierbij is niet alles tot op het laagste detailniveau bekend. Op strategisch niveau worden planning niet altijd op projectniveau gemaakt, maar soms op programmaniveau of geclusterd over meerdere projecten. Soms zijn de projecten niet eens bekend, maar wel de globale vraag.

Met behulp van de Anago oplossing kunnen verschillende scenario's worden gemaakt, elk met hun eigen vraag en aanbod op verschillende aggregatieniveaus. De toekomstige knelpunten per skill of budget worden op een heldere manier inzichtelijk gemaakt.

Operationele Planning

De operationele afstemming over alle activiteiten van een afdeling is een spel waarbij verschillende rollen betrokken zijn. Wie is verantwoordelijk voor de allocatie van medewerkers aan projecten? Wie is dat voor de standaardactiviteiten? Hoe geven we voorrang aan de juiste activiteiten?

De Anago oplossing wordt flexibel ingericht naar het model van de organisatie waarbij iedere rol van projectleider, resource manager, teamleider en project management organisatie (PMO) wordt ondersteund.

Whitepaper Anago Project Portfolio oplossing

Whitepaper Project Portfolio Management

Anago heeft alle kennis en ervaring op het gebied van Project Portfolio Management en Resource Planning samengevoegd in een nieuwe standaard oplossing: Anago Project Portfolio Management. Deze oplossing is gebaseerd op het Anago Planning platform en daardoor volledig aanpasbaar aan de wensen van de organisatie. Hiermee onderscheiden wij ons van de vele standaardoplossingen die in de markt te krijgen zijn.

Download Whitepaper

Demand Planning

Anago ondersteunt het vaststellen van de vraag naar capaciteit op verschillende manieren: handmatige inschattingen, statistische forecasting en met behulp van capaciteitsprofielen. De vaststelling kan verschillende detailniveaus plaatsvinden.

Door de ondersteuning voor projecten, mini-projecten en standaard activiteiten wordt de vraag van de complete organisatie in kaart gebracht en beheerst.

Financieel Management

De kosten en opbrengsten van een project, programma of een gehele portfolio worden bijgehouden en vergeleken met het budget.

Anago ondersteunt flexibele modellen zodat eenvoudig eigen modellen voor benefits management kunnen worden toegevoegd.

Resource Management

Op strategisch portfolio niveau ontstaat snel inzicht in resource knelpunten door volautomatische planning op basis van beschikbaarheid en kennis.

Op operationeel niveau worden resources gealloceerd aan projecten en andere activiteiten door projectleiders en resource managers. De governance wordt afgestemd op de organisatie.

Inzicht

Anago koppelt met projectsystemen, financiële systemen en urenregistraties. De realisatie van uren en budgetten worden gebruikt bij het periodiek herplannen en afstemmen van projecten en activiteiten.

Projectvoortgang wordt inzichtelijk door de voortgangsrapportage die is gekoppeld aan de realisatie.

Passend

Door het unieke Anago platform kunnen de planningstoepassingen worden aangepast aan de werkwijze van de organisatie. Voorbeelden hiervan zijn:

  • aanpassen van het planningsniveau en planningshorizon
  • introduceren van extra detailniveaus binnen projecten zoals klanten en deelgebieden
  • ondersteuning voor miniprojecten en standaardactiviteiten met statistische forecasting
  • filters op kennisgebied, reisafstand, etcetera voor automatisch allocatie van medewerkers aan activiteiten
  • toevoegen van urenregistratie of integratie met een bestaand urenregistratiesysteem

Een mooi voorbeeld hiervan is onze klantcase bij de meteo organisatie waar wij onze planningssoftware toegepast hebben. Ook kunt u ons webinar Project Portfolio Management bijwonen; in dit webinar gaan wij dieper in op onze Project Portfolio oplossingen.