Menu
Project Portfolio Management -  Inzicht op maat

Vraaggestuurd werken en plannen

Op veel plekken binnen uitvoerende organisaties komt de term 'Vraaggestuurd werken' naar boven. Een eenduidige definitie van vraaggestuurd werken is echter nergens te vinden, zowel voor vraagsturing in beleid als bij de uitvoering.  Als er over vraagsturing wordt geschreven wordt dit vaak geassocieerd met participatie, ownership en decentralisatie. Als tegenovergestelde wordt aanbodgestuurd genoemd.

Op basis van ervaringen in zowel het bedrijfsleven als binnen de overheid zien we dat een aantal aspecten belangrijk zijn als we spreken over vraaggestuurd werken.

  • Hoe definiëren we de vraag op basis van externe factoren en beleidsdoelstellingen?
  • Hoe vertalen we de vraag naar behoefte aan uitvoeringscapaciteit?
  • Hoe stemmen we aanbod/kennis af op de behoefte?
  • Hoe bewaken we de uitvoering ten opzichte van de vraag en behoefte?
  • Hoe richten we de sturing (governance) in?

In dit artikel focussen we op vraaggestuurd werken binnen de uitvoering en de consequenties voor de sturing.

 

Definiëren vraag

De vraag wordt bepaald door externe en interne factoren. Externe factoren zijn onder meer wet- en regelgeving maar ook ontwikkelingen in de markt en politiek. Een voorbeeld van een veroorzaker van vraag is de verhoging van de leeftijd voor de verkoop van alcohol (wet- en regelgeving) en de wens om dit streng te handhaven (politiek).

De middelen en capaciteit voor handhavingstaken zijn beperkt. De eerste stap begint dan ook met het inventariseren van de handhavingstaken door het uitvoeren van een risicoanalyse: 
  • handhavingstaken/rechtsbelangen in de risicomatrix zetten
  • invullen en scoren van de risico’s
  • bepalen van prioriteiten

Na het uitvoeren van de risicoanalyse ontstaat er beeld over de vraag: welke normen worden niet goed nageleefd, welke keuzes worden er gemaakt binnen de handhaving en welke taken horen bij de overheid. 

Vertaling naar behoefte

Met behulp van een doelgroepenanalyse wordt bepaald hoe regels worden nageleefd binnen de doelgroepen. Op basis hiervan wordt duidelijk wat er moet gebeuren om de gewenste situatie te bereiken en met welke interventies dat moet gebeuren. Feitelijk wordt de link gelegd tussen enerzijds de doelstelling (bijvoorbeeld een handhavingspercentage) en anderzijds een bandbreedte van aantallen activiteiten (bijvoorbeeld aantal uit te voeren inspecties).



De combinatie van deze activiteiten tezamen met de basisactiviteiten van de organisatie vormen samen de totale behoefte. Deze behoefte kan worden gespecificeerd naar kennisgebied zodat de juiste medewerkers geselecteerd kunnen worden.

De behoefte wordt voor de korte termijn gedetailleerder gespecificeerd, bijvoorbeeld op project- of activiteitenniveau. De behoefte op middellange termijn is minder zeker en wordt op een hoger niveau gespecificeerd, bijvoorbeeld per programma of per thema.

Het onderdeel kennismanagement is gerelateerd aan de planning op middellange termijn. Hierin worden beslissingen genomen over de opleidingen/trainingen van medewerkers zodat ook op langere termijn voldaan kan worden aan de vraag.

Model voor Vraaggestuurd werken

Afstemming aanbod op de vraag

Voor het afstemmen van het aanbod op de vraag is in eerste instantie een beeld nodig van de beschikbare capaciteit per kennisgebied. Dit betekent het vaststellen hoeveel voor productie beschikbare capaciteit er per medewerker is en welke kennis iedere medewerker heeft.

Voor het toewijzen van medewerkers aan projecten/activiteiten zijn verschillende methoden afhankelijk van de mate van decentralisatie van de planning. In een eerste toewijzing kunnen medewerkers programmatisch centraal worden toegewezen, waarna later decentraal de medewerker wordt gealloceerd. In andere vormen verloopt alles centraal door de afdeling planning of alles decentraal in een team.

Wilt u meer weten over hoe wij vraaggestuurd werken implementeren aan de hand van een praktijkcasus? Schrijf u dan in voor het Webinar Vraaggestuurd werken en planning.

Uitvoering en bewaking

Tijdens de uitvoering moeten de volgende onderdelen worden bewaakt:

  • worden de werkzaamheden conform planning uitgevoerd
  • wat zijn de gevolgen van afwijkingen in vraag / aanbod ten opzichte van de planning 
  • wat is het effect op de initieel geformuleerde vraag (bijvoorbeeld handhavingspercentage)

 

Inrichting sturing (governance)

Net zo belangrijk als het planningsmodel is de organisatorische inbedding. Aan de hand van de stappen uit het planningsproces wordt vastgesteld wie verantwoordelijk is voor de voorbereiding, uitvoering en besluitvorming.

Uitgangspunten voor het vaststellen van de governance zijn:

  • Het creëren van een robuuste, consistente manier van plannen
  • Taken en verantwoordelijkheden die passen bij de huidige organisatiestructuur (lijn, staf)
  • Het niet vrijblijvend zijn van plannen.
  • Een planningsfrequentie die rekening houdt met de planning & control structuur en de termijn van nemen van (capaciteits)maatregelen.

Lees meer

Lees meer over vraaggestuurd werken in de Case Inspectieorganisatie of doe mee met een webinar over vraaggestuurd werken en planning.