Menu
Subsidie informatiesysteem gemeente Oss

Subsidie Informatiesysteem

Een geïntegreerd proces van begroten, beschikken, betalen en verantwoorden.

Logo gemeente Oss

Gemeenten in Nederland verstrekken jaarlijks subsidies aan vele verenigingen en instellingen. Vaak is het complete proces van aanvraag tot en met toekenning en uitbetaling belegd bij de beleidsmedewerkers. Een aantal taken rondom de verdeling, beschikking en uitbetaling van de subsidies vragen specifieke kennis en sluiten niet goed aan op de taken van de beleidsmedewerker. Het zaakvolgsysteem dat wordt gebruikt levert ook niet echt een oplossing voor de efficiënte uitvoering van deze taken.

Gemeente Oss is een middelgrote gemeente met ongeveer 85.000 inwoners jaarlijks aan meer dan 400 ontvangers subsidie verstrekt, voor een totaalbedrag van 18 miljoen euro. Het hele proces van subsidiebegroting, –beschikking en –uitbetaling is gecentraliseerd en belegd bij een aantal subsidiebeheerders. Hierdoor is een grote efficiëntieslag gemaakt.



Het subsidiebeschikkingsproces is verregaand vereenvoudigd. Er vindt eenmalig een aanvraag plaats, waarna ieder jaar een automatische verlenging van de aanvraag wordt verstuurd vanuit de gemeente. Hierop hoeven alleen de wijzigingen aangegeven te worden. De beschikking geldt in principe voor één jaar, maar er wordt alvast een meerjarenbegroting voor de komende vier jaren meegegeven.



Subsidiebeheerders zorgen voor de verdeling van het beschikbare subsidiegeld. Wanneer een subsidieaanvraag bij deze gemeente binnenkomt, wordt deze beoordeeld en toegewezen aan een regeling. Zo bestaat er onder andere een regeling voor sportverenigingen. Binnen deze regeling bestaat er een verdeelregeling. Deze verdeelregeling bepaalt hoeveel subsidie er wordt uitgekeerd aan de specifieke ontvangers binnen de regeling. Een voorbeeld van een verdeelregeling is een bedrag per lid, wat vaak bij sportverenigingen wordt gebruikt. Doordat er van te voren een inschatting gemaakt kan worden van het aantal leden, is het ook mogelijk om een begroting voor de komende jaren te maken, zodat eventueel het beleid of het bedrag per lid aangepast kan worden. Zo’n besluit heeft betrekking op een specifieke regeling en kan vervolgens in de applicatie ingevoerd worden. Meteen worden alle bedragen voor deze regeling opnieuw berekend, zodat gekeken kan worden wat het effect van het besluit is voor de specifieke subsidieontvangers.

 Het betalingsproces is direct gekoppeld aan het beschikkingsproces en houdt rekening met eventuele bevoorschotting en de begroting. 



Omdat de standaard zaakvolgsystemen dit proces niet ondersteunen werd het proces in eerste instantie ondersteund met een spreadsheet, maar na verloop van tijd ontstonden diverse knelpunten:

  • De spreadsheet is bewerkelijk en zeer foutgevoelig
  • Het is niet mogelijk om met meerdere personen tegelijkertijd met de spreadsheet te werken.
  • De kennis over de spreadsheet ligt bij één persoon, hierdoor is er sprake van een te grote afhankelijkheid.
  • De spreadsheet werd te complex door alle wijzigingen waardoor nieuwe wijzigingen lastig door te voeren waren
  • Rapportages over het proces zijn lastig te maken omdat historische ontwikkelingen verloren gaan.

Migratie

Na uitgebreid onderzoek naar verschillende bestaande subsidiesystemen, blijkt geen van deze systemen aan te sluiten bij de wensen van deze gemeente. Veelal zijn deze systemen gebouwd als zaak-volgsystemen, zonder rekenkracht. Het is voor de gemeente juist belangrijk om dicht bij de eigen spreadsheet te blijven en de rekenkracht niet te verliezen:

Anago oplossing

Het subsidieverdeelsysteem wordt gemodelleerd in de Anago Analytics omgeving waarbij de bestaande spreadsheets als basis dienen. Het resultaat is een volledig browsers gebaseerd systeem dat het hele proces van begroten, beschikken en betalen ondersteunt. 

Subsidieverstrekkers hebben toegang tot een eigen deel van de applicatie en kunnen zo aanpassingen maken voor subsidieontvangers die onder hun eigen verantwoordelijkheid vallen. Zo is de applicatie eenvoudig in gebruik en kunnen alleen wijzigingen doorgevoerd worden waarvoor autorisatie is afgegeven.

Alle correspondentie binnen het subsidieproces wordt automatisch gegenereerd vanuit het systeem op basis van standaard Word templates. De betalingen worden automatisch klaargezet in het financiële systeem en management informatie wordt eenvoudig inzichtelijk gemaakt.

Business Case

Door dicht bij de bestaande spreadsheet te blijven, is de overstap naar het nieuwe systeem voor de gebruikers niet groot. Alle bestaande functionaliteit is in de nieuwe applicatie verwerkt en de rekenkracht is blijven bestaan. Het systeem levert de volgende voordelen:

  • Een geïntegreerd proces van begroten, beschikken, betalen en verantwoorden.
  • Ondersteuning voor meerdere gebruikers tegelijkertijd
  • Minder bewerkelijk door integratie met het financiële systeem en het automatisch generen van Word documenten
  • Minder foutgevoelig door automatische controles en workflow.
  • Niet meer afhankelijk van één persoon.