Menu

Voortgangsbewaking Bezwaar & Beroep

Webinar voortgangsbewaking en Administratie

Bent u geïnteresseerd in Voortgangsbewaking? Vraag dan de Demo aan Voortgangsbewaking en Administratie.

Webinar Voortgangsbewaking en Administratie

Een 30 minuten durende Demo over voortgangsbewaking en administratie van bezwaar processen.

Lees meer over het webinar

Voortgangsbewaking bij Provincie Gelderland

Beschrijving

Logo Provincie Gelderland

De afdeling Bezwaar, Beroep en Mediation van provincie Gelderland verwerkt alle bezwaren, beroepen en klachten over alle processen van de provincie. Het proces bestaat uit de volgende stappen: registratie gegevens, telefonisch contact, verzamelen gegevens, hoorzitting, advies en beslissing. Per stap worden gegevens geregistreerd. Daarnaast is het belangrijk dat de verwerking van de zaak binnen de gestelde wettelijke termijn plaatsvindt. Wanneer zaken niet tijdig worden verwerkt krijgt de provincie een boete opgelegd. Voortgangsbewaking is dan ook een belangrijk onderdeel. Ieder maand, kwartaal en jaar wordt management informatie over de processen opgesteld ten behoeve van het verantwoordingsproces.

State of Art

De provincie gebruikte een spreadsheetapplicatie voor de registratie van de gegevens en voortgangsbewaking. Deze applicatie is ooit klein begonnen en over de loop van de jaren uitgegroeid tot een bedrijfskritische applicatie.

PlanningssysteemHet gebruik van spreadsheettechnologie heeft geleid tot de volgende knelpunten:

  • er kan maar één gebruiker tegelijk in het spreadsheet;
  • het is lastig om nieuwe processen en velden toe te voegen zonder de overige functionaliteit te breken;
  • automatische signalering in voortgangsbewaking bij dreiging overschrijding termijnen is niet mogelijk;
  • autorisatie en logging van gebruikers is niet mogelijk

Migratie

De provincie heeft de mogelijkheden voor vervanging onderzocht. Uit dit onderzoek is gebleken dat geen van de standaardpakketten op de juiste manier aansloot bij de wensen. Het implementeren als een traditionele geprogrammeerde maatwerkoplossing bleek veel te prijzig en veel te star. De oplossing kwam van Anago: een modulair systeem dat aangepast kon worden op de processen van de organisatie.

Anago oplossing

Anago heeft voor zaakadministratie, workflow en voortgangsbewaking een Business Process Management (BPM) oplossing. Deze oplossing kan op maat worden geconfigureerd en uitgebreid naar gelang de wensen van de organisatie. Daarnaast is de omgeving zodanig flexibel dat nieuwe processen, velden en berekeningen gemakkelijk toegevoegd kunnen worden door de eigen organisatie.

Alle processen, stappen en velden kunnen worden geconfigureerd, zodat alleen de voor de provincie Gelderland relevante gegevens worden gebruikt.

Hieronder volgen een aantal standaard functies van het systeem.

Zaakbeheer / voortgangsbewaking

Alle zaken (lopende en/of gesloten) worden getoond in een werkbak, die gesorteerd wordt op datum wettelijke termijn of één van de andere termijndata. Deze lijst kan eenvoudig worden gefilterd op type termijn, organisatieonderdeel en proces. Tevens kan gezocht worden op de inhoud van allerlei velden.

 

Zaakbeheer met voortgangsinformatie

 

De werkbak wordt getoond voor alle zaken op volgorde van de wettelijke termijnen, met duidelijke signalering in kleur. Door het klikken op een zaak worden de zaakdetails getoond en kunnen aanpassingen worden gemaakt.

Zaakdetails

In het zaakdetail scherm worden de basisgegevens van de zaak getoond en de relevante gegevens voor de fase/stap waarin de zaak zich bevindt. In onderstaand voorbeeld bevindt de zaak zich in de processtap ‘beslissing’ en worden alleen de gegevens ‘wettelijke termijn’, ‘verzenddatum Bob’, ‘Bob-ambtenaar’ en ‘Beslissing’ getoond naast de basisgegevens. 


Detailgegevens zaak

 

Vanuit het detailscherm kunnen diverse acties worden gedaan, zoals: het aanmaken van notities, gespreksnotities, opvoeren van adresgegevens en het aanmaken van allerlei brieven, waaronder een ontvangstbevestiging. Tevens kunnen aanhoudingen worden opgevoerd, waarna de (wettelijke) termijnen automatisch worden (her)berekend.


Opvoeren aanhoudingen met automatische doorrekening van wettelijke termijnen 

 

Wanneer een stap wordt afgerond, kan een zaak worden doorgezet naar de volgende stap.

Rapportages

De Anago BPM oplossing beschikt over een groot aantal standaard rapportages op het gebied van instroom, uitstroom, werkvoorraad en voortgangsbewaking. Deze rapportages kunnen worden getoond per proces, afdeling en tijdsperiode.


planningssysteem rapportages

 

Ten behoeve van het opstellen van het jaarverslag, wordt automatisch een kengetallen-matrix geproduceerd die alle voor het jaarverslag relevante gegevens bevat over de instroom, uitstroom, werkvoorraad en doorlooptijd. Deze matrix kan eenvoudig naar Excel worden geëxporteerd ten behoeve van opname in het jaarverslag.

 

Webinars

Volg één van de Anago webinars om meer te weten te komen over de volgende onderwerpen.


Resource managementOplossingen voor excel planningProject portfolio managementGovernance in planning