Menu

Korte termijn & Capaciteitsplanning

Bij een certificeringsorganisatie

Intgrated Business Planning bij een Certificeringsorganisatie

Een van de Anago klanten is een certificeringsbedrijf die zich richt op het controleren van onder andere de uitzendbranche, de schoonmaakbranche en de pluimvee- en vleessector ten behoeve van certificering. Men is gespecialiseerd in periodieke controles en audtis op locatie bij de klant. Deze periodieke controles worden één tot twee maanden vantevoren in samenspraak met de klant ingepland.

.

State of Art

Het certificeringsbedrijf gebruikte Exact eSynergy, waarin de klantgegevens en medewerkersgegevens worden geadministreerd om de planning te maken.  Een klant wordt via een handmatige invoer ingepland door het creëren van een afspraak met een inspecteur op een bepaalde dag en start- en eindtijd. Na de centrale inplanning moet de inspecteur de afspraak accorderen en is de planning uiteindelijk definitief.

 

Het gebruik van Exact eSynergy voor de planning leidt bij de certificeringsorganisatie tot de volgende knelpunten:

  • Niet alle gegevens kunnen worden geregistreerd in de huidige versies e-Synergy. Hierdoor ontstaat er een dubbele administratie in Excel.
  • Het systeem biedt geen automatische hulp bij het plannen
  • De manager moet iedere maand een grove indeling maken op basis van vaardigheden en postcode-matching van medewerkers en klanten voor de komende maand. Gebeurt dit niet dan kunnen de planners niet aan de slag kunnen.
  • Voor het opzoeken van de reistijd en afstand wordt er bij de inplanning van iedere afspraak een routeplannen geraadpleegd.
  • Voor het opzoeken van vaardigheden wordt een aparte Excel file bijgehouden

Het eindresultaat is een tijdsintensieve planning  met irritaties bij klanten en medewerkers, dus een inefficiënte planning. De inspecteurs hebben leegloop of zijn juist te vol gepland en er worden onnodig veel reiskosten gemaakt. Een afspraak met een klant op korte termijn verzetten is moeilijk en betekent meestal een uitstel van de controle.

Anago oplossing

In twee workshops zijn gewenste functionaliteiten benoemd. Hierbij was de huidige planningstool het uitgangspunt en zijn alle tekortkomingen uitgebreid besproken.

Voor de perfecte oplossing is de Anago applicatie is in twee onderdelen opgedeeld.

Korte Termijn Planning:

  • Automatische generatie van nieuw in te plannen controles
  • Koppeling van planning met workflow systeem
  • Helder inzicht in beste alternatieven voor planning van controles in het planningsscherm
  • Automatische beschikbaarheid van reistijden tussen klanten en medewerkers op basis van postcodes

Capaciteitsplanning:

  • Automatische prognose op basis van huidige controles en hun periodiciteit
  • Handmatige prognose van nieuwe klanten en hercontroles
  • Prognose en realisatie van afwezigheid van medewerkers
  • Automatische toewijzing van capaciteit op basis van vaardigheden
  • Inzicht in tekorten en overschotten van vaardigheden

Business Case

Het planningsproces is efficiënter ingericht; afspraken maken met de klant gaat nu sneller door een beter inzicht in de mogelijkheden voor het plannen van een controle.  In het planvenster van de in te plannen controle kunnen beschikbare dagen of dagdelen eenvoudig worden gevonden op basis van verschillende kleurcoderingen. Daarnaast kunnen er eenvoudig twee controles op één dag worden gepland op basis van minimale reistijd. Een planner kan nu met gemak meer dan twintig afspraken per dag maken waar eerder gemiddeld tien afspraken per dag werden gemaakt.

Daarnaast is een inhaalslag gemaakt in de werkvoorraad te plannen afspraken. De afspraken worden nu niet te laat, maar zo dicht mogelijk tegen de richtdatum van de controle aangeplant. De frequentie van opeenvolgende controles is nu gewaarborgd en de cyclus wordt niet steeds met een maand opgerekt. Het gevolg is dat de omzet naar voren wordt gehaald, wat een omzetstijging tot ruim 8% per jaar oplevert.

De capaciteitsplanning is verbeterd door de toewijzing op vaardigheden en door de aansluiting op de werkelijkheid, de korte termijn planning. Tekorten op specifieke vaardigheden kunnen tijdig worden gedetecteerd en ook kan er worden gestuurd op dreigende tekorten in vakantieperiodes. Door een betere match van benodigde en beschikbare capaciteit kan er op de korte termijn efficiënter worden gepland. Enerzijds zal minder leegloop optreden in de planning en anderzijds zullen er meer controles tijdig kunnen worden ingepland.

Geïnteresseerd?

Als u geïnteresseerd bent kunt u ook eens kijken bij onze klantcase Costumer Contact Center waar wij onze software ook geïmplementeerd hebben. Of schrijft u zichzelf geheel vrijblijvend in voor ons webinar Integrated Business Planning.