Menu
Planningssysteem meteo organisatie

Project Portfolio Management en Planning bij een Meteo organisatie

Een grote Nederlandse Meteo organisatie voert vele projecten tegelijkertijd uit op het gebied van klimaat, observatie en gegevensbanken. De organisatie kent vele professionals met kennis op hele specifieke gebieden. Het aantal projecten dat tegelijkertijd loopt is erg groot en het is lastig om hier het overzicht over te bewaren.

De Meteo organisatie kent een matrix structuur. Dit houdt in dat er zeven functionele afdelingen bestaan met ieder een eigen kennisdomein. Aan het hoofd van iedere afdeling staat een Resource Manager. De projecten worden dwars door de organisatie uitgevoerd. Bij ieder project zijn één of meerdere afdelingen betrokken. De projectleider die verantwoordelijk is voor de uitvoering van het project heeft dus te maken met verschillende Resource Managers.

Project Portfolio Management - Meteo organisatie

De knelpunten die men in de praktijk ondervond waren:

  • spreadsheets lastig bij te houden
  • onvoldoende inzicht in de projectbehoefte en projectinzet
  • onduidelijke afspraken over inzet van capaciteit
  • voortgang projecten niet goed zichtbaar op centraal niveau

Excel als planningstool

Veel organisaties gebruiken spreadsheets voor het plannen op middellange termijn. Voor de planning van een individueel project wordt een projectmanagement tool zoals Microsoft Project gebruikt, maar voor het verkrijgen van inzicht over alle projecten, de  voortgang of de bezetting van een afdeling wordt Excel gebruikt.

 

Project Portfolio Management - Meteo organisatie

 

Dat Excel niet goed werkt voor planningen blijkt uit de volgende knelpunten:

  • geen ondersteuning voor meerdere gebruikers tegelijkertijd
  • geen autorisatiemogelijkheden
  • connecties met andere systemen lastig
  • veel handwerk en grote kans op fouten
  • rollende planning niet mogelijk zonder te programmeren

Migratie naar Anago Project Portfolio Management

In korte tijd is de spreadsheettoepassing gemigreerd naar de Anago Project Portfolio Management oplossing. Dit is niet in één keer gebeurd maar in verschillende fasen. In de eerste fase is de basis gelegd door de bestaande functies op te nemen binnen Anago. Het eerste systeem vertoonde daarmee een grote gelijkenis met het oude Excel systeem. De overstap van de organisatie wordt hierdoor vergemakkelijkt.

Doordat de basis nu in Anago draait werd het makkelijker om vervolgens verbeteringen aan te brengen, zoals ondersteuning voor de matrixorganisatie en bijbehorende governance, rapportages en analyses.


Geïnteresseerd?

Als u geïnteresseerd bent kunt u ook eens kijken naar de klantcase bij een financiële toezichthouder waar wij onze software ook geïmplementeerd hebben. Ook kunt u onze whitepaper downloaden of schrijf uzelf geheel vrijblijvend in voor ons webinar Project Portfolio Management.