Menu
Project Portfolio Management -  Inzicht op maat

Inzicht op maat

Project Portfolio Management voor een toezichthouder

Een grote Nederlandse toezichthouder gebruikt Anago voor het maken van de projectplanning. Doordat de organisatie bestaat uit redelijk autonome afdelingen was er een grote diversiteit aan planningsmethodes ontstaan. Zo kwam het ook dat de planningsbehoefte bij de afdelingen ook veel verschilden. Enkele van deze verschillen waren:

  • Planning op kwartaal/maand/week niveau
  • Planning op hoofd activiteiten of sub activiteiten
  • Planning per team of per medewerker

Iedere afdeling gebruikte haar eigen spreadsheet. Hierdoor had het management geen inzicht over de totale inzet van capaciteit en eventuele knelpunten. De nieuwe integrale planning moest inzicht bieden in alle afdelingen en tegelijkertijd de afdelingen de vrijheid geven voor het invullen van de planning die aansluit bij de werkzaamheden.

3-Laags planning

Project Portfolio Management - Behoefteplanning, capaciteitsplanning resourceplanning

In de drie lagen van de planning wordt steeds een niveau dieper gekeken. Beginnend bij de behoefteplanning wordt een inschatting gemaakt van de uren die per kwartaal aan de hoofdactiviteiten worden besteed. In de capaciteitsplanning wordt de uitsplitsing gemaakt naar de medewerkers die gaan werken op die activiteiten. De resourceplanning is een detailplanning waarbij per week wordt aangegeven welke activiteiten een medewerker doet.

De capaciteitsplanning is het niveau dat door de gehele organisatie wordt ingevuld. Daarnaast kunnen afdelingen kiezen of ze het lagere niveau gebruiken of voldoende hebben aan de capaciteitsplanning. 

In de resourceplanning kan een teamleider zien welke projecten zijn medewerkers doen. Daarnaast is het ook mogelijk om in één oogopslag te zien welke medewerkers zijn volgepland en welke medewerkers nog ruimte hebben. 

 

Resource planning - planningssystemen

Rapportages

Op basis van de ingevulde planningen kunnen diverse rapportages worden gemaakt. Enkele van deze rapportages zijn:

    Rapport 2 - Project Portfolio Management - Toezichthouder
  • Projectplanning (wie is ingepland op project A)
  • Medewerkerplanning (waar is medewerker X op ingepland)
  • Uitnutting uren per project (hoe verhouden de geplande uren zich tot de behoefte)
  • Gepland/ongepland (bezetting van medewerkers)
Rapport 1 - Project Portfolio Management - Toezichthouder

Governance

Door de autonomie van de afdelingen was een duidelijk governance model een vereiste. Wat gebeurt er namelijk als een afdeling zijn planning niet kan halen vanwege ziekte? Wie beslist welke projecten prioriteit hebben? Welke projecten hebben een strikte deadline of kan een project worden uitgesteld? Rondom deze vraagstukken is de governance gedefinieerd waarbij duidelijk is vastgelegd wie welke rol heeft en wat de escalatieroute is.

In deze organisatie is het bedrijfsbureau het centrale punt in de planning. Deze afdeling is verantwoordelijk voor het verzamelen van alle informatie die belangrijk is voor de planning. Daarnaast zorgt het bedrijfsbureau er ook voor dat knelpunten worden aangegeven bij de juiste personen. Deze rol is zuiver informerend en faciliterend en daarom is er geen beslissingsbevoegdheid weggelegd. 

Geïnteresseerd?

Als u geïnteresseerd bent kunt u ook eens kijken naar de klantcase bij een grote Meteo organisatie waar wij onze software ook geïmplementeerd hebben. Ook kunt u onze whitepaper downloaden of schrijf uzelf geheel vrijblijvend in voor ons webinar Project Portfolio Management. 

Webinars

Volg één van de Anago webinars om meer te weten te komen over de volgende onderwerpen.


Resource managementOplossingen voor excel planningProject portfolio managementGovernance in planning