Menu
Automatisch inplannen van personeel

Automatische inplanning

van inspecteurs op projecten en ongevallen

Eén van onze klanten gebruikt resource planning voor het inplannen van inspectieprojecten. Een inspectieproject bestaat uit meerdere inspecties binnen een bepaalde branche met een specifiek focusgebied. Omdat het gaat om duizenden inspecties, honderden medewerkers en vele kennisgebieden was de eis dat de planning geautomatiseerd gemaakt moest kunnen worden. De planning moet rekening houden met de gevraagde kennis, de beschikbaarheid van de medewerkers, reisafstand en regionale spreiding. 

Resource Management bij Inspectieorganisatie

In een typische resource planning is er altijd de afweging tussen vraag naar capaciteit en aanbod van capaciteit. Aan de vraagkant staat de behoefteplanning, waarbij capaciteit gevraagd wordt om projecten te draaien. Voor deze projecten zijn specifieke vaardigheden nodig. De aanbodkant bevat de medewerkers en de beschikbare (project-) capaciteit. Waar deze twee kanten bij elkaar komen moeten beslissingen worden gemaakt over onder andere prioriteit, meer/minder projecten, meer/minder medewerkers, projectuitstel etc. Dit leidt uiteindelijk tot een toewijzing van medewerkers op projecten.

 

Resourcemanagement - Afstemming capaciteit inspectie

Het planningsprobleem is niet gemakkelijk omdat meerdere variabelen een rol spelen:

  • Voorspeld werkaanbod en onderhanden werk binnen projecten
  • Reageren op onbekend werk door ongevallen
  • Beschikbaarheid van medewerkers
  • Kennisgebieden

Naast de meer 'technische' aspecten van de planning spelen ook de organisatorische aspecten een uiterst belangrijke rol. Hoe bedden we het planningsproces in binnen de matrixorganisatie en zorgen we ervoor dat de organisatiedoelstellingen worden bereikt? De governance rondom de planningsprocessen is ook ingericht. 

 

 

Behoefteplanning

Elk jaar wordt een plan opgesteld waarin wordt bepaald welke projecten worden gedaan en in welke periode. In eerste instantie is dit een grove planning op programmaniveau die later wordt vastgesteld per onderliggend project. Per project wordt het aantal inspecties vastgesteld en met behulp van de normtijd per inspectie is de vraag naar capaciteit bekend. 

Voor elk project worden de benodigde kennisgebieden aangegeven, zodat bij de toewijzing de juiste inspecteurs worden geselecteerd. Ook is het mogelijk om een minimaal aantal inspecteurs aan te geven als extra beperkende factor.

Resourcemanagement - Benodigde capaciteit inspectie

Beschikbaarheid capaciteit

Resourcemanagement - Medewerker beschikbaarheid inspectie

Om te komen tot de beschikbaarheid wordt een gelaagd flexibel model gebruikt. 

Beginnend bij de bruto beschikbaarheid, wordt steeds een deel van de capaciteit gereserveerd. Dit zijn o.a. reserveringen voor ziekte, verlof, opleiding, overleg etc. Onder de streep houden we dan de inspectiecapaciteit over per medewerker.

Het model wat hiervoor wordt gebruikt is erg flexibel. Hierdoor kan het eenvoudig worden aangepast aan alle toekomstige veranderingen. Hierbij valt te denken aan een andere regeling omtrent leeftijdsverlof of het toevoegen of verwijderen van een categorie.

Automatische en handmatige toewijzing

Resourcemanagement - Schema planning inspectieDe toewijzing van medewerkers bestaat uit twee delen. Ten eerste kan een handmatige toewijzing worden ingevuld. Dit zijn bijvoorbeeld medewerkers die een sterke voorkeur hebben voor een project of projecten die in eerdere jaren al hebben gelopen en nu verder lopen met dezelfde medewerkers. Wanneer de handmatige toewijzing is gedaan, wordt de overgebleven capaciteit automatisch toegewezenaan de projecten. Hierbij wordt rekening gehouden met eisen zoals

  • de vraag naar capaciteit
  • gevraagde skills
  • beschikbaarheid medewerkers
  • reisafstand en regionale spreiding
  • minimum aantal gevraagde medewerkers
  • doorlooptijd van het project

Uit deze toewijzing volgen diverse overzichten waaruit snel de knelpunten zijn af te leiden. Deze knelpunten kunnen dan weer aanleiding zijn voor het verschuiven van projecten, opleidingen, aannamebeleid etcetera.

Governance

Governance planningsprocessenDe inspectieorganisatie is geen zuivere lijnorganisatie maar ook geen zuivere matrixorganisatie. Dit betekende dat de organisatorische processen rondom de planning op een passende manier ingericht moesten worden. De lijnmanager maakt afspraken over het aantal inspecties per programma met de 'klant' van de organisatie. Er is een centrale planningsfunctie ingericht die verantwoordelijk is voor het voorbereiden van de centrale planning van een twintigtal teams. Besluitvorming over de inzet van medewerkers gebeurt centraal. Besluitvorming over de beschikbaarheid van medewerkers gebeurt decentraal.

Naast de reguliere planningsprocessen zijn ook de escalatieroutes benoemd voor het oplossen van knelpunten buiten het mandaat van de organisatie.

Wilt u hier meer informatie over? Schrijft u zichzelf dan geheel vrijblijvend in voor ons webinar Governance in Planning.

Geïnteresseerd?

Als u geïnteresseerd bent kunt u ook eens kijken naar onze klantcase brouwerijwaar wij onze software ook geïmplementeerd hebben, of schrijft u zichzelf geheel vrijblijvend in voor ons Webinar Integrated Business Planning.

 

Webinars

Volg één van de Anago webinars om meer te weten te komen over de volgende onderwerpen.


Resource managementOplossingen voor excel planningProject portfolio managementGovernance in planning