Uitvoeringsorganisatie

“Vandaag voor 23.59 besteld, binnen 23 weken geleverd”

Eén van onze klanten is een grote overheidsorganisatie die jaarlijks grote hoeveelheden dossiers verwerkt. In deze uitvoeringsorganisatie zijn dagelijks honderden medewerkers werkzaam op duizenden dossiers. Net als bij veel andere backoffices is dit een professionele organisatie met hoogopgeleide medewerkers. De processen en bijbehorende taken zijn complex vanwege wet- en regelgeving of de betrokkenheid van meerdere afdelingen en kennisgebieden. Er zit een bepaalde volgorde in de processtappen en iedere stap vraagt weer andere skills.

Door de complexiteit en lastige aansturing zijn situaties van achterstanden en hoge werkdruk ontstaan. Klanten zijn verwend door principes van ‘vandaag besteld, morgen in huis’. Ze beginnen te klagen over de niet snel genoeg leveren en hierdoor ontstaat vaak uitzoekwerk op de afdeling en worden veel opdrachten spoedopdrachten. Dit ‘brandjes blussen’ heeft weer een negatief effect op het gevoel van werkdruk, maar ook op de effectiviteit en efficiëntie van de organisatie. Het management heeft niet het juiste inzicht in de doorstroming van de aanvragen/dossiers en er kunnen geen toezeggingen gedaan worden over het moment van levering.

Kortom, iedereen ontevreden. Niet het gewenste effect van plannen…


De basis van Agile planning of Sprint planning

Agile planning is een eenvoudige planningsmethode gebaseerd op een aantal basisprincipes:

  1. Snelle doorstroming en lage voorraden.

  2. Lage verantwoordelijkheden.

  3. Continue verbetering.

Het doel van Agile planning?

  1. Krijgen van grip op de werkprocessen.

  2. Verlagen van de werkvoorraden en werkdruk.

  3. Voorspelbaar maken van de korte en lange termijn doorstroming.


Beter plannen door… beter te plannen

Overal waar wij starten met een gewenste omslag naar Agile plannen, is de eerste stap het in kaart brengen van het proces. Ook bij bovengenoemde uitvoeringsorganisatie. In een workshop met de betrokkenen uit de teams kijken we naar de huidige werkwijze en knelpunten. Hierbij zoeken we antwoorden op vragen als: “Hoe worden taken toegewezen aan medewerkers?”, “Is er een teamwerkbak of kan er gewerkt worden met een teamwerkbak?” en “Uit welke stappen bestaat het proces?”.

Het uiteindelijke doel van de workshops is te komen tot een proces dat opgedeeld kan worden in taken die in sprints passen en waarvan gemakkelijk de prioriteit bepaald kan worden. Samen met de teams zijn zo het werkproces en de agenda rondom de sprintplanning vastgesteld.

Na de workshops is het Anago Agile Planning-systeem ingericht met de processtappen, de taken en de verantwoordelijkheden. De stappen in de Anago-omgeving zijn gekoppeld met het onderliggende zaaksysteem.

Na een korte training voor de medewerkers uit het team, is gestart met het Agile werken met sprint planning. Gedurende de eerste weken hebben we de teams hier nog bij begeleid, maar als snel werd de planning zelfstandig opgesteld en volgens de nieuwe methode gewerkt en geëvalueerd.

Van begin tot einde duurde het traject nog geen drie maanden. En al binnen een maand werden de eerste effecten merkbaar.


 
Agile planning/Sprintplanning en capaciteitsplanning

Agile planning/Sprintplanning en capaciteitsplanning

 

Vandaag begonnen, morgen effect

Ok, niet morgen, maar wél volgende maand. Het allereerste zichtbare effect van de invoering van Agile planning is de afname van de werkdruk geweest. Door de werkvoorraad weg te halen bij de medewerkers en in te delen in overzichtelijke taken, ontstaat direct rust op de afdeling. Het management en de medewerkers hebben continu inzicht in voortgang, zowel op korte als langere termijn.

Doordat de juiste volgorde van verwerken wordt gekozen en doordat de verschillende stappen in het proces beter op elkaar worden afgestemd, kan er effectiever gebruik gemaakt van resources en is de gemiddelde doorlooptijd aanzienlijk gedaald.

De dagelijkse en wekelijkse bijeenkomsten zorgen tevens voor kennisdeling tussen medewerkers en een continue feedback op het proces en de werkwijze. Hierdoor kan nu sneller gereageerd worden op veranderingen. Er is meer ruimte voor creativiteit bij de medewerkers, waardoor meer innovatie en vernieuwing ontstaat.