Het Anago Agile Planningsysteem

Anago Agile Planning bestaat uit een aantal componenten die met elkaar samenwerken. Omdat iedere situatie weer anders is, wordt Agile Planning geïntegreerd met eventuele HR- en workflow-/zaaksystemen. Ook is het mogelijk om de oplossing als een losse omgeving te gebruiken.

 
Anago Agile Planning Functionaliteit

Anago Agile Planning Functionaliteit

 

De functionaliteiten

Koppeling met workflow-/zaaksysteem

De basis van het Agile Planningsysteem is het onderliggende proces en de taken. Iedere aanvraag of ieder dossier dat het proces doorloopt, kent een aantal activiteiten, betrokken medewerkers en een status. Deze gegevens kunnen uit onderliggende zaaksystemen worden gehaald en gebruikt, zodat continu inzicht is in de voortgang.

Backlog Prioriteiten en Sprintplanning

Aan de taken worden automatisch prioriteiten toegekend op basis van in te stellen regels. Deze prioriteiten worden gebruikt bij het indelen van de taken in sprints en de toewijzing aan de medewerkers. Sprints kennen typisch een doorlooptijd van 1 tot 2 weken. De taken in een sprint worden in een team-werkbak of in een individuele medewerker-werkbak gezet, zodanig dat de beschikbare capaciteit wordt volgepland. Het inplannen van een sprint kan handmatig, maar kan ook volautomatisch gebeuren aan de hand van slimme toewijzingsalgoritmen.

Beschikbaarheidsplanning

Om de beschikbare capaciteit binnen een sprint te bepalen, is informatie over de medewerkers nodig zoals contracturen, vakantie en andere afwezigheid en ziekteverzuim. Het systeem rekent zowel met voorspelde factoren zoals kortdurend verzuim als met bekende gegevens zoals vakantie en opleidingsdagen. Met behulp van de kennismatrix is de beschikbare capaciteit per expertisegebied bekend.

Monitoring

Tijdens de sprint moet het proces worden bewaakt en eventueel worden bijgestuurd. De gegevens over de voortgang worden gebruikt om een prognose van het sprintverloop te maken. Ook is er inzicht in de productiviteit van het team en de taken die blijven liggen en worden doorgezet naar een volgende sprint.

Anago Sprint Performance Dashboard

Capaciteitsplanning

Sprint planning is voornamelijk gericht op de korte termijn, namelijk de komende paar weken. Naast de korte termijn is het heel belangrijk om ook inzicht te hebben op de middellange termijn, bijvoorbeeld om de klant een schatting te kunnen geven van de opleverdatum van zijn dossier. Dit is het niveau van de capaciteitsplanning, ook wel aangeduid als tactische planning of strategische personeelsplanning.

Anago Agile Planning - Capaciteitsplanning

Anago Agile Planning - Capaciteitsplanning

De voorspelling van het werkaanbod op lange termijn is opgebouwd uit werk dat is toegewezen aan sprints, werk dat in de backlog zit (bekend werk) en een prognose van de nieuwe instroom van werk (verwacht werk). Op basis van het verwachte werk wordt de benodigde capaciteit berekend en aan de hand van slimme optimalisatietechnieken wordt gekeken of er een tekort aan capaciteit of leegloop van capaciteit wordt verwacht.

Capaciteitsplanning kent een horizon van zes maanden tot ongeveer anderhalf jaar. Dit is afhankelijk van het type organisatie. Capaciteitsplanning wordt gebruikt om inzicht te krijgen in toekomstige knelpunten en om beslissingen te nemen over de instroom van nieuw werk, het uitbreiden of afbouwen van de capaciteit en het trainen van medewerkers.