Agile Planning

In de wereld van 'Voor middernacht besteld, morgen in huis', neemt de druk op organisaties toe om sneller te kunnen leveren. Dat geldt niet alleen voor een online bestelling, maar ook voor bijvoorbeeld het aanvragen van een hypotheek, bouwvergunning of uitkering.

Naast de hogere eisen van de consument, krijgen organisaties ook te maken met veranderingen van buitenaf. Regelmatig worden nieuwe technologieën geïntroduceerd, die verstorend kunnen werken op de markt, maar ook nieuwe kansen bieden. Concurrenten zitten bovendien ook niet stil en (met name) voor overheidsorganisaties geldt dat wet- en regelgeving vraagt om regelmatige bijsturing. Al deze aspecten vragen om een wendbare organisatie, die zich aanpast aan de nieuwe omstandigheden.

Uitdagingen
Flexibiliteit en efficiëntie gaan helaas niet goed samen; juist door herhaling, standaardisering en ervaring, wordt een bedrijfsproces efficiënt. Daarom is een goed planningsproces nodig om enerzijds flexibel te kunnen inspelen op veranderingen en anderzijds effectief gebruik te maken van je resources.

Binnen het vakgebied van Portfoliomanagement wordt vaak het onderscheid gemaakt tussen de normale bedrijfsvoering (run the business) en de veranderingen die ontstaan door programma's en projecten (change the business). Als organisatie moet je op beide vlakken flexibel kunnen schakelen, om te voldoen aan de eisen van de consument of de omgeving. Neem als voorbeeld Prorail, zij moeten in de operatie flexibel zijn zodat ze snel op storingen kunnen reageren, maar daarnaast ook kunnen inspelen op nieuwe wetgeving, een andere dienstregeling of een nieuwe vervoerder. 

Problemen
Klassieke projectsturing zoals bijvoorbeeld onder het PRINCE2 framework, is gericht op het exact uitvoeren van het plan, zoals beschreven in het PID (Project Initiatie Document). Veranderingen aan de scope van het project zijn slechts mondjesmaat mogelijk en de processen binnen het project zijn er niet op gericht om gedurende het project al feedback te ontvangen. Hierdoor kan het voorkomen dat een product wordt geleverd dat niet meer past bij de huidige organisatie en omstandigheden.

Daarnaast moet voor een klassiek project goed worden beschreven wat het eindproduct gaat zijn; dat komt namelijk in het PID en is het uiteindelijke doel van de projectleider. Wanneer er echter sprake is van nieuwe technologieën of onontgonnen terrein, is het vaak niet mogelijk om vooraf te definiëren wat het einddoel is.

Ook in de operatie zien we scheurtjes in de traditionele planningsmethodieken. Vanwege veranderende prioriteit moet er regelmatig worden geschoven met taken en dat geeft veel onrust op de werkvloer. Bovendien kan de grote werkvoorraad leiden tot een hoog gevoel van werkdruk, met alle gevolgen van dien.

Effect
Uiteindelijk zullen bovenstaande problemen onder andere leiden tot ontevreden consumenten, het verliezen van marktaandeel, overspannen medewerkers en inefficiënte inzet van resources (zowel tijd als geld).

Resultaten
Organisaties die wendbaarder willen zijn, kiezen vaak voor een Agile werkwijze. Dit kan je zowel toepassen in je verandertrajecten, door projecten dusdanig aan te sturen. Maar ook in de operatie, wint agile steeds meer terrein.

Het hoofdprincipe achter agile planning, is om steeds grover te plannen, naargelang de onzekerheid toeneemt. Bij een project kan je bijvoorbeeld al wel de volgende projectfase plannen, maar weet je van de volgende fases slechts de hoofdlijnen. Na afloop van elke fase, wordt geëvalueerd en bijgestuurd waar nodig. Operationeel wordt agile planning (of Sprintplanning) al jaren toegepast in de ICT wereld, maar ook bijvoorbeeld in dossier gestuurde organisaties kent het zijn voordelen. Op basis van eenduidige prioriteitsregels wordt de komende sprint samengesteld en uitgevoerd door het team. Zo wordt altijd gewerkt aan de zaken die (op dat moment) belangrij zijn voor de organisatie.

Enkele voordelen zijn:

  • Sneller reageren op veranderingen (van wet, concurrenten en techniek)
  • Uiteindelijk effectiever gebruik resources
  • Realiseren wat gedragen wordt door de business
  • Meer/betere input van teamleden
  • Ruimte voor creativiteit, uittesten
  • Realistische planning (en dus betere werkdruk verdeling)
  • Betere inzicht in voortgang

Natuurlijk is het niet alleen maar rozengeur en maneschijn; niet elk werkproces is geschikt voor een agile werkwijze. Met name repeterende projecten, waarvan het einddoel duidelijk is (zoals een typisch bouwtraject), kunnen beter op een traditionele wijze worden aangestuurd. Enkele nadelen van Agile planning:

  • Vooraf geen goede inschatting van tijd en geld
  • Geen duidelijk einddoel of eindproduct; het uiteindelijke product kan afwijken van het oorspronkelijke plan
  • Project kan 'oneindig' doorlopen, door wisselende scope
  • Er kan capaciteit verloren gaan door experimenteren