Help, ik heb een bottleneck in mijn proces!

Oplopende werkvoorraden, achterstanden, lange doorlooptijden, medewerkers die overlopen van het werk maar ook medewerkers die even niets te doen hebben, zijn misschien wel hele herkenbare problemen. Maar zijn het eigenlijk wel problemen? Of zijn ze niet meer een gevolg van een ander, meer fundamenteel probleem?

Stel je eens een heel andere situatie voor: je gaat met een groep vrienden een tocht van 60 kilometer fietsen maar niet iedereen is even fit. Henk, de langzaamste van de groep, haalt gemiddeld zo’n 20 kilometer per uur. Dan zou je de tocht in drie uur moeten kunnen maken? Toch moet je niet verbaasd zijn, als je er meer dan vijf uur over doet. Wat is hier aan de hand?

Bottleneck bij het fietsen.png

Wat al gauw zal gebeuren, is dat de snelle fietsers uitlopen. Ze wachten op Henk, die puffend boven aan de heuvel komt, en gezamenlijk laten ze hem even op adem komen. Bij de volgende pauze van Henk blijkt dat een groepje ergens anders heeft gepauzeerd en ze besluiten om gezamenlijk even te wachten op de rest. Dan krijgt Henk tot overmaat van ramp ook nog eens een lekke band. Gelukkig krijgt hij hulp van anderen om het probleem te verhelpen.

Met de 20 kilometer per uur van Henk is de snelste tijd die de hele groep kan halen bij deze tocht drie uur. Maar iedere pauze of onderbreking die Henk krijgt, betekent een vertraging voor de hele groep. En die vertraging kan nooit meer worden ingehaald. Henk is de bottleneck en het is duidelijk dat Henk dus niet moet gaan wachten op anderen. En misschien was het ook wel verstandig geweest om direct met Henk van fiets te ruilen, toen hij een lekke band kreeg.

Hoe duidelijk de bottleneck in de fietstocht ook is, hoe moeilijk deze soms in de praktijk te vinden is. Vaak bestaat het proces niet uit een paar opeenvolgende stappen, maar is dit ingewikkelder. Bij een hypothekenproces bijvoorbeeld moeten sommige dossiers worden beoordeeld door een fiatteur, terwijl andere automatisch gaan. Is er sprake van een tweede lening, dan is de route weer eens anders en bij zzp’ers zijn er nog meer aanvullende stappen te nemen. In zo’n proces kan het ook voorkomen dat het lijkt dat de bottleneck iedere keer op een andere plek zit. Dit is kenmerkend voor een proces met een bottleneck.

Hoe identificeer je nu een bottleneck? Dit kan door middel van de volgende methoden.

1.              Kijk naar de opstapeling van het werk. De stap waar meestal de hoogste voorraad (onder handen werk) ligt en de meeste wachttijd heeft, is waarschijnlijk de bottleneck.

 
Bottleneck in het proces.png
 

In bovenstaande figuur is de derde stap vermoedelijk de bottleneck.

2.              Probeer de capaciteit van de vermoedelijke bottleneck-stap te vergroten. Heeft dit direct een effect op de doorstroming van het gehele proces, dan is dit een bottleneck. Heeft het geen effect, dan is dit dus niet de bottleneck.

3.              Kijk naar de bezettingsgraad van iedere stap in het proces. Is de stap 100% bezet, dan is het waarschijnlijk een bottleneck.

In ons volgende blog behandelen wat je nou precies moet doen als je de bottleneck hebt gevonden. Geen paniek, de bottleneck kan nog wel even wachten!

 

Heb je toch eerder hulp nodig bij het identificeren en oplossen van bottlenecks? Neem dan contact met ons op!