Afwijkingen? Reken maar! Evalueren? Altijd!

anago-afwijken-reken-maar-evalueren-altijd.jpg

Eén van de grote voordelen van het Agile (Scrum) werken in bijvoorbeeld softwareontwikkeling is dat wijzigingen in de requirements of voortschrijdende inzichten, eenvoudig kunnen worden meegenomen in het werkproces. Hierdoor is er meer ruimte om te experimenteren en te leren van fouten. Uiteindelijk ontstaat zo een beter eindproduct.

 

Tip 5: ga uit van afwijkingen in het proces

Wanneer Agile werken wordt toegepast in je projectplanning, kunnen soortgelijke voordelen worden behaald. Een klassiek PRINCE2 project zal van tevoren exact definiëren wat het eindproduct moet zijn (in het Project Initiatie Document, PID). Dit betekent echter ook dat er lastig van kan worden afgeweken wanneer de praktijk toch iets anders blijkt te vragen.

Agile projectplanning gaat niet uit van een vooraf dichtgetimmerd product, maar is gericht op kleine, incrementele stappen op weg naar het oplossen van een probleem. Hierbij wordt het einddoel gaandeweg steeds verder aangescherpt. Zo ontstaat er niet alleen meer flexibiliteit, er is ook meer ruimte om te leren van ervaringen en nieuwe inzichten.

In dossierorganisaties en backoffices komen regelmatig afwijkingen of wijzigingen voor in het proces. Zo kan een klant bijvoorbeeld zijn dossier intrekken of krijgt een ander dossier juist meer prioriteit vanwege verzwarende omstandigheden. Of de medewerker die een controle moet uitvoeren is plotseling ziek.

Bij complexe implementatietrajecten van nieuwe software, waar de dagelijkse praktijk geregeld anders uitpakt dan op papier, zie je dat een Agile planning vaak grote voordelen heeft ten opzichte van PRINCE2 projectsturing.

Doordat bij elke sprint opnieuw wordt gekeken naar de prioriteiten, is er ruimte om snel in te springen op deze wijzigingen. Let er daarbij wel op dat binnen de korte sprints zelf niet gemorreld wordt aan de afspraken. Zo blijft de rust in het proces bestaan!

 

Tip 6: evalueer iedere sprint met een geïntegreerde leercirkel

Er is geen standaardmethode voor Agile werken die geschikt is voor elke organisatie. Dat zou ook helemaal niet passen bij Agile denken. Processen bij een softwareontwikkelaar verschillen nu eenmaal fundamenteel van die bij een bank of een overheidsorganisatie. Daarom is het heel belangrijk om de Agile werkwijze van ieder team aan te passen op de specifieke processen en dynamieken van dat betreffende team.

Ook onvoorziene externe omtandigheden (wetgeving, nieuwe concurrenten of technologische ontwikkelingen) kunnen de optimale invulling van een Agile proces veranderen. Hoe Agile plannen wordt vormgegeven binnen een organisatie is dus altijd anders!

Om optimaal te leren van deze inzichten, wordt aan het eind van elke sprint een korte evaluatie gehouden. Tijdens deze evaluatie wordt besproken wat er niet goed ging; denk bijvoorbeeld aan taken die veel meer tijd kosten dan begroot, dossiers die over het hoofd zijn gezien of medewerkers die te veel werk op hun bord kregen. Voor de volgende sprint kan dan een aanpassing worden gemaakt aan bijvoorbeeld de prioritering van taken, de benodigde tijd of de verdeling van de werklast.

Belangrijk hierbij is wel dat wordt vastgesteld of het knelpunt ontstond door een uitzonderingssituatie of dat het probleem onderdeel is van een terugkerende dynamiek.

In tegenstelling tot traditionele (project)planningsmethodes, vinden Agile “leercirkels” veel sneller achter elkaar plaats. Hierdoor kan elke twee weken worden bijgestuurd, in plaats van enkele keren per jaar. Zo is niet alleen de output van het proces Agile, maar ook het proces an sich.


Wat waren de 8 principes ook alweer?

Met onze 8 principes voor Agile plannen kun je als organisatie direct aan de slag. Met de laatste twee sluiten we begin volgend jaar de reeks af. Nog even teruglezen wat alle principes ook alweer waren? Lees het blog nog eens terug.