Agile plannen in een complexe internationale omgeving; wij doen het voor Transtrack International

anago-agile-plannen-in-een-complexe-internationale-omgeving-wij-doen-hetvoor-transtrack-internationaal.jpg

Transtrack International is marktleider op het gebied van standaardsoftware voor Cash Management. Hun software ondersteunt banken, cash serviceorganisaties en geldtransportondernemingen bij de logistiek en het management van cashgeld.

De 50 medewerkers, verdeeld over twee kantoren in Kiev en Amsterdam, houden zich bezig met IT-advisering, software productmanagement en verkoop. De kernactiviteiten binnen hun software bestaan uit supply chain management van cashgeld en het automatiseren van de logistiek van cashgeld. En dat in 21 landen over de hele wereld.

 

Een soepele planning

De dagelijkse activiteiten van medewerkers bestaan uit het ontwikkelen van standaard- en maatwerksoftware, het implementeren en integreren van deze software bij klanten en het ondersteunen bij nieuwe wensen en dagelijkse vragen.

Doordat veel projecten en processen bij Transtrack International tegelijkertijd lopen en continu veranderen als gevolg van veranderende klantwensen, was het voor het management vaak lastig om goed zicht te behouden op de bezetting van alle ontwikkelaars en consultants.

Omdat het werken met Excel spreadsheets op een bepaald moment echt niet meer voldeed (te bewerkelijk, fout-gevoelig en niet goed te integreren met het CRM-systeem), klopte men bij ons aan voor een beter planningsplatform.

Het nieuwe planningssysteem moest aan twee belangrijke eisen gaan voldoen:

  • Het platform moet altijd direct inzicht bieden of een project wel of niet past qua bezetting, zodat tijdens een offertetraject snel realistische toezeggingen gedaan kunnen worden.

  • De gemaakte planning moet continu getoetst kunnen worden aan de werkelijkheid, zodat steeds bijgestuurd kan worden en geleerd van afwijkingen uit het verleden. Op deze manier kan ook gewerkt worden aan de voorspelbaarheid van de planning.

 

De oplossing: tactisch plannen, operationeel plannen

Onze Agile planningsoplossing bestond uit een maatwerk platform met twee hoofdonderdelen: de tactische planning en de operationele planning.

In de tactische planning kan gemakkelijk worden gekeken naar de actuele projectportfolio, de mogelijke nieuwe projecten en de beschikbaarheid van medewerkers. De capaciteitsplanning geeft niet alleen inzicht in het wel of niet passen van projecten, maar laat ook de tekorten aan bepaalde skills zien of eventuele overschotten aan medewerkers.

Op basis van de capaciteitsplanning kunnen besluiten worden genomen over capaciteitsmaatregelen, zoals de inzet van externen en het maken van toezeggingen aan klanten.

Binnen hetzelfde platform kunnen managers ook terecht voor de operationele planning. Deze wordt gebruikt voor het concreet toewijzen van medewerkers aan projecten en activiteiten. Wanneer conflicten ontstaan in de planning, geeft de Anago-oplossing inzicht in de mogelijk alternatieven en kan daarmee de interne discussie worden gevoerd. Afspraken tussen de projectleider en de resourcemanager worden vervolgens ‘bevroren’ in de software, zodat de medewerker niet eenvoudig kan worden weggetrokken naar een ander project.

Door daarbij ook echt de werkelijke uren per project of activiteit bij te houden, wordt steeds een actueel inzicht in de voortgang van het project geboden en kunnen bijtijds maatregelen genomen worden als de vooraf bedachte planning aangepast moet worden.


Wat ze er bij Transtrack International zelf van vinden?

“Wij waren op zoek naar een manier om beter inzicht en overzicht te verkrijgen in de bezetting van onze consultants, analisten, ontwikkelaars en testers. Met Anago hebben we de juiste planningtool gevonden, die ervoor zorgt dat onze Sales and Delivery teams beter op elkaar zijn afgestemd. Na de gemakkelijke implementatie van Anago zijn we nu beter in staat om verwachtingen van klanten en collega’s te managen en steeds onze beloften aan klanten waar te maken.”

Roel Wolfert, COO Transtrack International


En nu?

Heeft jouw organisatie ook een complexe planningsuitdaging? En kunnen jullie wel wat expertise gebruiken? Wij denken graag mee! Bijvoorbeeld tijdens onze Inspiratiesessie.