Agile werken gaat niet altijd vanzelf: face-to-face communiceren & decentraal beslissen helpt

anago-agile-werken-gaat-niet-altijd-vanzelf-face-to-face-communiceren-en-decentreren.jpg

Veel bedrijven die Agile willen werken, moeten in het begin wennen aan de praktische consequenties die daaraan verbonden zijn. Eén van de belangrijkste basisprincipes voor echt Agile werken, is de lijntjes kort houden op de werkvloer. Alleen zo voorkom je dat projecten en workflows vertragen of ontsporen – zaken die je juist wil voorkomen met Agile. Daarom houden wij onze klanten altijd scherp op het implementeren van wat wij denken dat de eerste twee Agile principes zijn:

  1. Communiceer dagelijks en face-to-face

  2. Decentraliseer besluitvorming


1. Communiceer iedere dag, 5 minuten, face-to-face met je collega

De daily stand-up is een basiselement van Agile werken. En hoewel het voor veel bedrijven best een cultuuromslag is, levert het meestal direct resultaat op. Want face-to-face communicatie voorkomt dat bepaalde zaken langer blijven liggen dan noodzakelijk.

  • Problemen met klanten worden eerder besproken en er kan hier ook door anderen rekening mee worden gehouden. Het dagelijks onderling communiceren over je werk biedt ook de mogelijkheid om een 'second-opinion' te vragen als je even vastloopt. Hierdoor verbetert de dienstverlening van jouw organisatie.

  • Onwenselijke processen en gedrag binnen de eigen organisatie kunnen eerder worden besproken en veranderd. Irritaties worden niet opgekropt en bewaard tot periodieke overleggen of evaluaties, de ruis die kan ontstaan via e-mailverkeer wordt voorkomen.

  • Door iedere dag face-to-face te overleggen over het dagelijkse werk, leert iedereen van elkaar. Collega's weten van elkaar waar ze mee bezig zijn, waar het eigen werk aansluit op dat van de ander – en waar men elkaar kan helpen. Dit bewustzijn leidt vaak tot een continue verbetering van processen.

  • Dagelijks overleg leidt tot meer teamgevoel en meer gezamenlijke verantwoordelijkheid. Ook biedt het mogelijkheden om flexibel om te gaan met beschikbaarheid. Wanneer je elkaar iedere dag even ziet, kun je gemakkelijker schuiven met taken waar nodig...


2. Decentraliseer besluitvorming

Het tweede principe van Agile werken heeft betrekking op de manier waarop je met elkaar tot een soepele besluitvorming komt. Studies die ten grondslag liggen aan het hele Agile denken hebben uitgewezen dat een centrale planning in professionele organisaties vaak slechter werkt dan een decentrale planning.

Of zoals Peter Drucker, een bekende management goeroe uit Amerika, het formuleert:

“Knowledge workers are individuals who know more about the work that they perform than their bosses”

en

"Knowledge workers themselves are best placed to make decisions about how to perform their work."

Maar wat levert het nu op voor het bedrijf, die decentrale besluitvorming?

  • De medewerker kent zijn eigen werk en klant beter dan wie ook en kan al deze informatie meenemen in beslissingen. Soms kan bijvoorbeeld de 'thuissituatie' van een klant vragen om een snellere afhandeling dan de wettelijke termijn.

  • Decentrale besluitvorming maakt het voor professionals eenvoudiger om technische vragen of problemen waar ze niet uit komen, af te stemmen met collega's die een andere expertise hebben.

  • De extra verantwoordelijkheid die komt kijken bij decentrale besluitvorming motiveert medewerkers. Onderzoek heeft uitgewezen dat meer verantwoordelijkheid en vrijheid belangrijker zijn voor het werkplezier dan andere incentives, zoals bijvoorbeeld meer salaris.

  • De winst in tijd en kwaliteit die decentrale besluitvorming met zich meebrengt, past heel goed in het Agile denken. Managers hoeven niet te micromanagen en hebben alle tijd om zich te focussen op hun eigen werk: strategie, personeelsmanagement en misschien zelfs bij te springen als er een spoedklus voorbijkomt.

Kortom: Agile werken is iedere professional de eigen ruimte gunnen in de eigen expertise – ook de manager. Meer strategische beslissingen, die minder vaak voorkomen en een langdurig effect hebben op een groter deel van de organisatie, worden dus juist door de manager genomen. Uiteraard met oog voor werknemers en de organisatiedoelstellingen.


Nieuwsgierig naar hoe Agile kan werken voor jullie eigen organisatie?

Schrijf je hier in voor onze webinar Agile planning. Deze zijn ‘on demand’, dus je bepaalt helemaal zelf waar en wanneer je ervoor gaat zitten.