“Vandaag voor 23.59 besteld, binnen 23 weken geleverd.”

anago-vandaag-voor-2359-besteld-binnen-23-weken-geleverd-1.jpg

Door de complexiteit van het proces (ingewikkelde dossiers) en lastige aansturing (over verschillende afdelingen), kwam het vaak voor dat onze klant last had van achterstanden en hoge werkdruk. Klanten begonnen te klagen over de niet tijdige levering en hierdoor ontstond vaak acuut uitzoekwerk, waardoor veel opdrachten spoedopdrachten werden.

Dit ‘brandjes blussen’ had een negatief effect op het gevoel van werkdruk, maar ook op de effectiviteit en efficiëntie van de organisatie. Het grote probleem: het management miste zicht op de doorstroming van de dossiers en er konden geen toezeggingen gedaan worden over het moment van levering.

Toewerken naar Agile plannen: een praktijkcase

De eerste stap in de aanpak was het in kaart brengen van het proces. Met de betrokkenen uit de teams hebben wij workshops gehouden waarbij gekeken werd naar de huidige werkwijze en de knelpunten. Hierbij werden vragen beantwoord als: “Hoe worden taken toegewezen aan medewerkers?”, “Is er een teamwerkbak , of kan er gewerkt worden met een teamwerkbak?” en “Uit welke stappen bestaat het proces?”.

Het uiteindelijke doel van de workshops was het komen tot een proces dat opgedeeld kan worden in taken die in korte sprints passen en waarvan gemakkelijk de prioriteit bepaald kan worden (NB: een sprint is een korte afgebakende periode waarin één of meerdere taken worden afgerond). Samen met de teams hebben wij het werkproces en de agenda rondom de sprintplanning vastgesteld.

Na deze workshops is het Anago Agile Planningsysteem ingericht met de verschillende processtappen en de taken en verantwoordelijkheden. De stappen in de Anago-omgeving zijn gekoppeld met het onderliggende workflow systeem. Na een korte training voor de medewerkers werden de teams in de eerste weken natuurlijk nog wel begeleid in het opstellen van de planning en het werken volgens de nieuwe Agile methode. Ook werd de werkwijze serieus geëvalueerd, want ook dat hoort bij Agile werken.

Maar hoe werkt een sprintweek nu echt van dag tot dag?

Voor de start van een sprint werkt iedere medewerker zijn beschikbaarheid bij. De beschikbare capaciteit wordt bepaald aan de hand van de bruto uren van de medewerker, verminderd met reserveringen voor werkoverleg en kortdurend verzuim. Opleidingen en vakanties zijn vaak voor de komende sprint al bekend en kunnen van de bruto uren worden afgetrokken. Hierdoor ontstaat de voor productie beschikbare capaciteit.

De start van de sprint begint met een sprintplanning. Tijdens de sprintindeling worden de belangrijkste taken in de sprint gezet. Tijdens deze indeling wordt ook met elkaar overlegd over eventueel te verwachten knelpunten en wordt alvast een indeling gemaakt van wie welke taken op zich gaat nemen.

Elke dag begint met een daily stand-up van vijf minuten. Hierin bespreek je de dossiers waarbij je hulp van anderen nodig hebt. Face-to-face communicatie voorkomt dat bepaalde zaken langer blijven liggen dan noodzakelijk en dagelijks overleg leidt tot meer teamgevoel en meer gezamenlijke verantwoordelijkheid.

Aan het eind van de sprint is er een evaluatie. Door te evalueren wat er goed en fout ging, kan dit direct in de volgende sprint worden meegenomen.

Hoe het verder ging met onze klant

Het allereerste zichtbare effect van de invoering van Agile planning was de afname van de werkdruk. Door de werkvoorraad weg te halen bij de medewerkers en in te delen in overzichtelijke afgebakende sprints ontstond direct rust op de afdelingen. Het management en de medewerkers kregen continu inzicht in de voortgang, zowel op korte als langere termijn.

Doordat de juiste volgorde van verwerken werd gekozen en verschillende stappen in het proces beter op elkaar worden afgestemd, werd er effectiever gebruik gemaakt van resources en daalde de gemiddelde doorlooptijd van taaie dossiers. Daarbij zorgden dagelijkse en wekelijkse bijeenkomsten voor meer kennisdeling tussen medewerkers en een continue feedback op het proces en de werkwijze. Zo kon ook sneller gereageerd worden op veranderingen en ontstond er ook meer ruimte voor creativiteit en innovatief denken bij de medewerkers.

Onze Anago-werkwijze heeft een erg tevreden klant opgeleverd, maar vooral heel veel gelukkige werknemers die weer met plezier aan het werk gaan. Na een maand werd er al meer rust en gewoonte ervaren. En in totaal duurde de hele transitie uiteindelijk nog geen drie maanden!

Een mooi project, zoals we die meer hebben.