Agile plannen? Je bent er bijna!

Anago-Agile-plannen.jpg

Ken je ze nog?

De zes eerder beschreven principes die wij bij Anago hanteren om onze klanten (en onszelf) bij de les te houden als het gaat om Agile plannen? Even een korte herhaling:

  1. Communiceer dagelijks en face to face: werk met daily stand-ups van vijf minuten waar je iedere dag de dossiers bespreekt waarbij je hulp van anderen nodig hebt.

  2. Decentraliseer besluitvorming: vermijd micromanagement. Het management bepaalt de prioriteitsregels (welke dossiers en projecten moeten worden afgehandeld binnen welke termijn), maar het team besluit wie wat gaat doen.

  3. Bekijk plannen van de economische kant: geef taken die voor je klant op dat moment hoge prioriteit hebben voorrang in je sprints.

  4. Pas systeemdenken toe: wees je bewust dat je hele organisatie een keten is. Dus focus niet op kleine optimalisaties, maar op de de hele organisatie.

  5. Ga uit van afwijkingen in het proces: wees je bewust dat er in een Agile omgeving ook spoedklussen voorbij kunnen komen die voorrang hebben.

  6. Werk met geïntegreerde leercirkels: aan het eind van een sprint bespreek je altijd wat er goed en minder goed ging. De lessen neem je mee in de volgende cyclus.

De laatste twee handvatten die helpen om Agile te plannen, zijn: visualisatie en ritme.


Visualiseer en beperk werk op de plank

Voor elk proces geldt dat te veel werk op de plank leidt tot langere doorlooptijden. Er gaat namelijk veel tijd verloren door discussie over prioriteiten (afmaken waarmee je al begonnen was of een spoedklus oppakken?), wisselen tussen taken (inwerktijd) en ontbrekende focus. Bovendien: het werken aan nieuw binnengekomen dossiers duurt ook langer omdat eerst alle openstaande dossiers moeten worden afgerond. Helemaal niet Agile dus.

Concreet: een werkvoorraad van vier weken betekent dat een nieuw dossier minimaal een doorlooptijd heeft van een maand voordat er überhaupt aan begonnen kan worden. Zo leidt teveel werk op de plank tot een hogere werkdruk en stress bij medewerkers. En dit op zijn beurt leidt weer tot verminderde productiviteit en in het ergste geval burnouts of vertrekkende medewerkers.

Dus, wil je Agile werken? Maak dan eerst inzichtelijk hoeveel werkvoorraad zich in elke processtap bevindt voordat je begint aan het maken van een Agile planning. Bij het inplannen van nieuwe sprints wordt voorrang gegeven aan het onderhanden werk, zodat de werkvoorraad zich niet blijft opstapelen en oude taken worden weggewerkt.

Maar let op! In Agile planning wordt het werk binnen een sprint altijd realistisch afgestemd op de capaciteit, zodat het voor het team ook haalbaar is om alle taken netjes af te ronden. Je mag het team niet verantwoordelijk maken voor achterstanden als er gewoon een tekort aan capaciteit is.

Door de werkvoorraad te visualiseren maak je duidelijk welk deel van de werkvoorraad de verantwoordelijkheid is van welk team en welk deel de verantwoordelijkheid van welke manager. Gedurende de sprint kan vervolgens gebruik worden gemaakt van een ‘Scrumboard’ zodat er continu zicht blijft op de voortgang van de taken, afgezet tegen de tijd. Zo kun je bijvoorbeeld halverwege de sprint zien of op dat moment ook daadwerkelijk de helft van de taken is afgerond.


Geef de keten een ritme

Sprint wordt vaak geassocieerd met hardlopen en korte, intensieve inspanning. Maar eigenlijk is het proces van Agile planning eerder een marathon, waarbij een constant tempo belangrijk is. Het moet niet zo zijn dat het team na twee weken is uitgeput en dus minder presteert in de volgende sprint.

Een constant ritme en een realistische werkdruk is dus belangrijk, zowel voor het team zelf als voor de rest van de organisatie. De onderdelen van Agile planning (startmeeting, daily stand-up en evaluatie) zijn vaste agenda-items voor het team, zodat het altijd en voor iedereen duidelijk is wat zijn/haar taak is.

Hierdoor kan het team gaan werken aan de continue verbetering van het proces en het verhogen van de output. Ook voor de rest van de organisatie geldt hetzelfde ritme. Een manager die bijvoorbeeld een extra taak wil laten uitvoeren door het team, zal deze moeten (laten) inplannen in een volgende sprint, zodat de huidige sprint niet wordt verstoord.


Alle tips uitgebreid teruglezen?

Tip 1 en 2.

Tip 3 en 4.

Tip 5 en 6.