Financiële planning binnen het Agile framework. Al half op weg naar je financiële begroting

shutterstock_495256738.jpg

Wie op een Agile manier kijkt naar capaciteitsplanning kan verder vooruitkijken.

Dit levert het voordeel op dat je tijdig capaciteitsmaatregelen kan nemen voor die periodes waarin je ziet dat er meer werk te doen is dan dat je er mensen voor in dienst hebt.

Je kunt hierin verschillende keuzes maken:

  • Uitbesteden: het extra werk echt buiten de deur brengen. Banken en verzekeraars maken bijvoorbeeld vaak gebruik van gespecialiseerde uitvoerders, bijvoorbeeld voor de afhandeling van levensverzekeringen en het hypothekenproces.

  • Externe krachten: externe krachten inhuren op eigen locatie, waarmee je het werk wel dichter bij huis houdt.

  • Nieuwe medewerkers: extra mensen aannemen in vaste dienst.

  • Omscholing: je eigen werknemers omscholen om zo bepaalde tekorten aan te vullen

Je hoeft niet met een economische blik te kijken naar deze keuze om te begrijpen dat al deze maatregelen om capaciteitstekort op te lossen geld kosten. Maar hoeveel geld precies? Dat is wel een belangrijke vraag die je jezelf moet stellen wil je echt financieel plannen.

Wat kost te laat opleveren eigenlijk?

Gelukkig zijn er allerlei manieren om nauwkeurig te berekenen hoeveel euro's je kwijt bent aan de inhuur van tijdelijke krachten, omscholing, en uitbesteding.

Maar heb je er wel eens aan gedacht om te kijken hoeveel het eigenlijk kost om dit allemaal niet te doen?

Wat is de economische schade van te laat aanleveren, of in sommige gevallen misschien zelfs: helemaal niet leveren?

Ook deze kosten zijn te berekenen. Bijvoorbeeld de boete die de overheid moet betalen als ze bepaalde beslissingen niet op tijd nemen (de Wet dwangsom). Of de boete die een facilitair callcenter aan haar klanten betaalt wanneer er niet genoeg telefoontjes worden beantwoord (volgens het afgesproken servicelevel agreement) tijdens incidentele piekperiodes.

Kijk eens hoeveel kosten je maakt voor het afkopen van je taken en vergelijk dit met de kosten die maakt wanneer je extra mensen moet inhuren.

Natuurlijk, het berekenen van boetes is gemakkelijker dan de eventuele imago-schade die je oploopt door onderpresteren. Dus zorg dat je dat mee berekent (bijvoorbeeld de kosten van een herstel /bij-voorbaat-excuus campagne).

Op weg naar integrale budgetcyclus

Wanneer je op deze manier je capaciteitsplanning – en alle keuzes die daarin mogelijk zijn – gedurende het jaar consequent doorberekent naar euro's, dan ben je eigenlijk al halverwege de totale berekening van alle bedrijfskosten die je maakt als organisatie. Je hoeft dan alleen maar de overheadkosten (organisatie, ICT, huisvesting) op te tellen bij de geplande manuren en je hebt de totale uitgaven bij elkaar.

Omdat je in de Agile capaciteitsplanning ook het verwachte werkaanbod weet, is de stap naar de verwachte opbrengsten klein. Hierdoor is het relatief eenvoudig om je Agile capaciteitsplanning meteen te koppelen aan de traditionele budgetcyclus.

Eigenlijk ben je iedere maand al half klaar met je (rollende) begroting en daarmee de winst/verlies-rekening. Heb je wel eens nagedacht over de tijd (en euro's) die je daarmee uitspaart en niet apart hoeft te besteden aan de jaarlijkse budgetcyclus?

Bij veel organisaties duurt zo’n budgetcyclus wel drie tot vier maanden.

Financieel plannen binnen het Agile framework kan een hele slimme manier zijn om je budgetteringsproces efficiënt te integreren binnen de planning van je sprints.

Nieuwsgierig geworden?

Bel dan eens met een van onze consultants!

www.anago.nl