De belangrijkste vraag bij planning: wat voor een organisatie willen we zijn?

Anago 8588 blog.jpg

Veel van onze klanten zijn sterk IT-gedreven organisaties. Een sector waarin vanwege de aard van het werk – ontwikkelen – steeds meer agile wordt gewerkt met sprints, scrummen en alles wat daarbij hoort.

Maar de praktijk is ook dat de meeste IT-ontwikkelaars, naast programmeren, ook andere diensten leveren, zoals beheertaken, waarbij agile een minder praktische manier van werken is. Organisaties die juist veel projecten uitvoeren blijken in de praktijk ook allerlei standaardtaken uit te voeren, die concurreren met de projecten.

Dat betekent ook dat er binnen dezelfde organisatie soms – vaak – verschillende methodes worden gebruikt om verschillende soorten werk in te delen.

Projecten - Bij langlopende projecten is de inschatting van hoe lang de activiteiten duren lastig. Door deze onzekerheid wordt rekening gehouden met extra (slack) tijd. Omdat ook belangrijk is wie de activiteiten uitvoert, werkt een gedetailleerde projectplanning soms beter dan de Agile aanpak.

Dossiertrajecten - Bij dossiertrajecten (denk aan een bezwaarzaken, subsidieaanvragen of hypotheekaanvragen) is de uiteindelijke loop van het proces onzeker. Maar je kunt wel eenvoudiger inschatten hoe lang de handelingen duren die horen bij de losse onderdelen van een dossierafhandeling. Op basis van gemiddelden en of zwaarte van de zaak kun je zo een globale planning maken.

Straight Through Processing - Er zijn ook handelingen die vallen onder de noemer “Straight Through Processing” (STP): de afhandeling van e-mails, customerservice activiteiten, eenvoudige aanvragen, etc. Ook voor deze handelingen is het relatief gemakkelijk om de gewenste tijdsduur per case vast te leggen. Hier ligt de uitdaging veel meer op het vlak van voorspellen hoeveel werk op je af komt.

Repeterende taken - Repeterende taken, zoals het maken van maandelijkse rapportage, facturaties en het doen van voorraadtelling, kun je van alle werkzaamheden het beste plannen: je weet hoe vaak het moet en hoe lang het duurt.

Alles loopt door elkaar – maar wat voor organisatie ben je?

In een organisatie zijn de verschillende soorten werk meestal niet strikt gescheiden – en loopt alles een beetje door elkaar. Dat is onvermijdelijk en ook niet zo heel erg.

Maar het is wel slim om al die verschillende soorten handelingen naast elkaar te leggen en met elkaar af te spreken wat de prioriteiten zijn en welke manier van plannen het beste past bij welk soort werk. De manier waarop je de uren inschat verschilt namelijk per soort activiteit: Bij Projecten werk je met Project Portfoliomanagement, het plannen van dossiers gaat meestal via vaste beslissingsprocessen en STP gaat puur statistisch

De eerste drie – Projecten, Dossiertrajecten en Straight Through Processing – behoren meestal ook tot de kerntaken van een organisatie – en ook dat is iets om rekening mee te houden.

De planning (hoeveel uren gaan we waar aan besteden?) is uiteindelijk een keuze van prioriteiten en die prioriteiten hangen af van wat voor organisatie je wil zijn. Of eigenlijk wat voor organisatie je bent. Maar dat laatste is ook een kwestie van goed kijken naar wat voor werk je nu het meest op je af krijgt.

Zijn we meer een projectorganisatie, of zijn we eigenlijk toch een backoffice organisatie? Het antwoord op die vraag is essentieel voor de planningskeuzes die je vastlegt. Bouw je de planning rond dossiers en STP – en doe je projectplanning ernaast, of juist andersom?

Komen deze keuzes je bekend voor?

Anago adviseert en kan begeleiden in de manier waarop organisaties hun planning en prioriteiten kunnen organiseren op een manier die het beste past bij de organisatie die ze zijn.