Work Balancing

shutterstock_1020181933.jpg

Bij het toewijzen van dossiers aan verschillende teams zijn er altijd drie vragen te beantwoorden:

  1. In welke volgorde wijzen we dossiers toe aan een team?
  2. Wanneer wijzen we een nieuw dossier toe aan een team?
  3. En aan welk team?

Work Balancing, oftewel, met een slimme gebalanceerde blik kijken naar teams, dossiers en backlogs, kan helpen om die vragen te beantwoorden.

Work Balancing en backlogs

Binnen het Agile Framework voor Backoffices onderscheiden we twee typen backlogs, de algemene backlog en de teambacklog.

In de algemene backlog staan de dossiers, gesorteerd naar prioriteit. Deze prioriteit kan verschillen per organisatie, maar hangt doorgaans af van de gewenste einddatum (of wettelijke termijn) van een dossier en van de complexiteit. Een dossier dat bestaat uit 20 stappen zal namelijk een hogere prioriteit hebben dan een dossier van 5 stappen met dezelfde gewenste einddatum.

De teambacklog kennen we al uit onze eerdere blogs over Agile planning en bestaat uit de taken van een specifiek team.

Vind de balans

Maar hoe kom je tot een gebalanceerde en werkbare verdeling van dossiers?

Bij de toewijzing van een nieuw dossier aan een team kijken we eerst naar de algemene backlog. Welke dossiers liggen er op de stapel – en wat is het juiste moment om de dossiers aan welke team toe te wijzen?

Enerzijds wil je voldoende werk toewijzen aan een team, zodat er altijd voldoende ‘werkbaar werk’ is. Met 'werkbaar werk' bedoelen we taken die direct kunnen worden opgepakt, zodat niemand hoeft te wachten op input van andere afdelingen of van de klant.

Anderzijds wil je de teambacklogs ook niet te vol maken, zodat het team overzicht blijft houden op de openstaande taken/dossiers.

Stelregel

Als stelregel hanteren wij bij Anago dat je voor drie á vier sprints werk in je teambacklog wil hebben zitten. Maar deze stelregel is natuurlijk ook afhankelijk van de hoeveelheid ‘werkbaar werk’ in de teambacklog – en uiteraard van de voorkeuren van de organisatie.

Het ideale moment dat je nieuwe dossiers toevoegt aan de teambacklogs is natuurlijk bij het plannen van een nieuwe sprint. Dat is namelijk het moment dat taken uit de teambacklog worden gehaald en worden overgedragen aan het team. Vervolgens vul je de teambacklog weer aan zodat er voldoende werk in zit voor drie sprints.

Let er wel op dat je de dossiers eerlijk gebalanceerd verdeelt over de teams! Niet alleen naar aantal, maar ook naar prioriteit en complexiteit. Zo heeft elk team een gelijke belasting voor wat betreft de belangrijke dossiers. Je moet dus niet eerst de hele backlog van ‘Team A’ aanvullen met de belangrijkste dossiers en daarna pas iets toewijzen aan ‘Team B’. Team A krijgt dan namelijk een grote lijst met urgente cases en kan in de knoop komen met het halen van deze deadlines.

Door op deze manier de backlogs van de teams te vullen, weet je zeker dat er ook voldoende tijd is in de teams om het dossier op te pakken.

Goede Work Balancing, gecombineerd met een goede sprintplanning zal bijdragen aan een optimaal proces.

En dat is precies waar we met Anago naar streven!

Meer weten: www.anago.nl