“Een motor is net een bezwaardossier”

Blog 26 - 13 aug 2019 - Een bezwaardossier is net een motor - v2.jpg

Toen wij dit vertelden tijdens een workshop, werden we direct voor gek verklaard. “Hoe bedoel je? Wij zijn toch een echte Maintenance & Engineering-organisatie en geen overheidsclub?”. Andersom, bij de bezwaarorganisatie, natuurlijk ook eenzelfde verontwaardigde reactie.

Voordat we hier verder op ingaan beschrijven we even kort de twee organisaties. De eerste is een commerciële Maintenance & Engineering organisatie die grote motoren onderhoudt. Deze motoren moeten compleet uit elkaar gehaald, schoongemaakt, gecontroleerd en gerepareerd worden. Op ieder onderdeel van het proces zijn specialisten met specifieke kennis bezig.

De bezwaarorganisatie is een overheidsinstelling die bezwaren behandelt. Een bezwaar wordt ingediend naar aanleiding van een eerdere beslissing (bijvoorbeeld een subsidieaanvraag, WW-aanvraag of een aanvraag studiefinanciering) en tijdens dit bezwaarproces moet in verschillende stappen worden gekeken naar de juridische, medische en economische onderdelen van het bezwaar. Ook hier zijn specialisten bezig op ieder onderdeel van het proces.

Capaciteitsplanning

De Maintenance & Engineering-organisatie had problemen op het gebied van planning. Er was sprake van veel onderhanden werk, lange doorlooptijden en een onvoorspelbare output. Ondanks het relatief zekere aanbod van motoren en goede inschattingen van de hoeveelheid werk per motor.

Om de voorspelbaarheid van het proces te verbeteren zijn we gevraagd om capaciteitsplanning in te zetten. Het doel van capaciteitsplanning is een middellange termijn afstemming tussen vraag naar capaciteit en aanbod van capaciteit. Om dit goed te kunnen doen hebben we het proces van het motoronderhoud in brokken opgedeeld. Niet te gedetailleerd omdat het dan een spaghetti van stapjes wordt, maar net genoeg om te kunnen sturen op kritische capaciteiten. Typisch bij dit motoronderhoud is dat een motor uiteenvalt in verschillende onderdelen die parallel door verschillende medewerkers behandeld worden. Pas wanneer deze onderdelen allemaal klaar zijn, kan de motor weer in elkaar worden gezet en worden afgeleverd. Het gehele proces duurt ongeveer tien weken.

En het dossier dan?

Toen we een aantal maanden daarna in een workshop bij een bezwaarorganisatie zaten, vertelden de medewerkers hoe het bezwaarproces eruitzag: een bezwaar komt binnen en wordt beoordeeld op de inhoud. Afhankelijk van het type bezwaar worden verschillende onderdelen van het bezwaar afgehandeld door verschillende medewerkers, zoals een juridisch of medisch specialist. Pas wanneer alle parallelle activiteiten zijn afgerond kan het uiteindelijke advies worden opgesteld. En dit proces duurt ongeveer twaalf weken…

Je snapt dat er bij ons ergens een déjà-vu-gevoel ontstond. Het blijkt dat beide organisaties in essentie op dezelfde manier gepland kunnen worden. Bij beide organisaties hebben we een capaciteitsplanning ingericht, dat aan de hand van werklastprofielen en een optimalisatie een goede toewijzing van werk aan medewerkers bepaalt. Hierdoor ontstaat inzicht in tekorten aan bepaalde kennis, inzicht in leegloop van bepaalde medewerkers en een voorspelbare oplevering, zodat ook realistische beloftes aan klanten gemaakt kunnen worden.

Natuurlijk zijn er ook verschillen tussen de organisaties, maar er zijn veel meer overeenkomsten. En daarom kunnen organisaties veel van elkaar leren. De branche is misschien niet eens zo belangrijk als je zou denken.

Meer weten wat Anago kan betekenen in het succesvol implementeren van capaciteitsplanning?

Neem dan contact met ons op!