Hoe zorg je dat Agile workflows niet toch vastlopen? Maak een goede capaciteitsplanning

shutterstock_777559423.jpg

Eén van de grote voordelen van Agile werken is dat teams beter omgaan met de liggende werkvoorraad.

Door vooraf de prioriteitsregels af te spreken, wordt alleen gewerkt aan de belangrijke taken en neemt het gevoel van werkdruk af. Ook neemt de hoeveelheid onderhanden werk af, wat de doorlooptijden ten goede komt.

Maar... hoe effficiënt en Agile je team ook werkt, wanneer je gewoon te weinig mensen hebt om de klus te klaren, zal de werkvoorraad blijven toenemen. Daarom is het van belang een zo goed mogelijk beeld te krijgen van het werk dat op je afkomt.

Alleen dan kun je capaciteitsmaatregelen nemen. Op tijd.


Werkdruk voorspellen in dossierorganisaties

Binnen een dossierorganisatie bestaat 90% van het werk uit de verwerking van dossiers.

Andere werkzaamheden zoals managementtaken, deelname OR of verbeterprojecten worden meestal al gereserveerd in de beschikbaarheid van de medewerker en dus niet expliciet gepland.

Maar hoeveel dossiers komen er nu uiteindelijk af op een team?

Stel dat een dossierorgansatie, bijvoorbeeld een hypotheekverstrekker, het werkaanbod en daarmee de werkdruk wil voorspellen? Dan kan daarvoor de volgende input worden gebruikt:

  • Statistische voorspelling op basis van historische gegevens, websitebezoeken of eerdere schakels in de keten

  • Analyses op basis van seizoenspatronen (traditioneel worden in januari minder huizen verkocht en dus hypotheken gesloten)

  • Concurrentieanalyse op basis van rente (een scherpe rente ten opzichte van concurrenten zal zorgen voor een toename in het aantal hypotheken)

  • Wet- en regelgeving (bijvoorbeeld afbouw van de hypotheekrenteaftrek)

  • Expert-input (hoe ontwikkelt de huizenmarkt zich in de komende maanden/jaren?)

Op basis van relevante analyses van factoren die de workflow beïnvloeden, kun je als werkgever een goed beeld krijgen van het aantal dossiers (en het type dossier) dat op je af komt.


Multi Moment Opname

Na vaststelling van het werkaanbod moet je ook vaststellen hoeveel tijd er wordt besteed aan de verwerking van deze dossiers. Een gangbare methode hiervoor is het uitvoeren van een Multi Moment Opname, waarbij je in meerdere steekproeven een meting maakt van de tijd die het werken aan een dossier kost. Je gebruikt bijvoorbeeld een stopwatch voor je meting.

Gecombineerd met de verwachte instroom van dossiers, kun je met de uitkomst van een Multi Moment Opname de gewenste capaciteit voor de komende maanden/jaren voorspellen.

Wel is het goed om Multi Moment Opnames uit te splitsen naar functies en afdelingen. Dit omdat dossiers vaak van elkaar verschillen en omdat de ene werknemer soms meer tijd kwijt is aan een dossier dan de andere.


Maatregelen nemen

Wanneer de benodigde werkcapaciteit sterk verschilt van de beschikbare capaciteit, dan weet je als manager dat de gewenste doorlooptijden niet gaan worden gehaald, hoe bedreven het team ook is in Agile werken. Dan weet je dat je moet handelen. Misschien tijd om een extra vacature uit te zetten? Of om bij- of herscholing te overwegen? Het voorkomt veel stress en vastlopende workloads als je op tijd in kunt zetten op een verwacht tekort aan capaciteit.


Het maken van een capaciteitsplanning is een onderdeel van het Agile Framework. Lees ons blog hierover nog eens terug.