Eén van onze klanten met een administratief proces liep tegen een aantal problemen aan in hun processen:

  • De doorlooptijden van het proces waren niet voorspelbaar en vaak werden afspraken met klanten niet gehaald

  • Er moest continu worden ingegrepen en voorrang gegeven worden aan bepaalde opdrachten

  • Medewerkers klaagden over hoge werkdruk

In het verleden waren al eerder pogingen gedaan om deze situatie te doorbreken zoals het inhuren van tijdelijke extra capaciteit, het doen van metingen en interne verbetersessies, maar de problemen keerden terug of bleven bestaan.

 

Voorbereiding

Om de inspiratiesessie effectief te laten verlopen heeft iedereen huiswerk gekregen. De sessie werd gehouden met medewerkers in verschillende rollen: van senior medewerker, planner, controller, teammanager tot afdelingsmanager. Iedereen heeft zijn knelpunten verzameld en beschreven. De consultants van Anago hebben de aangeleverde cijfers geanalyseerd en gegroepeerd om tijdens de sessie ook kwantitatief dingen te kunnen roepen over problemen en ideeën. Tijdens de vooranalyse worden de eerste knelpunten al duidelijk.

 

Inspiratiesessie

De inspiratiesessie wordt op een externe locatie buiten kantoor gehouden om iedereen uit het proces te halen en verstoringen te voorkomen. We zijn direct ‘s-morgens gestart met een inleiding over planning: hoe doen andere organisaties het en wat werkt nu wel en wat niet? Vervolgens hebben we de volgende stappen doorlopen:

  1. Inventariseren van het proces en de huidige manier van (niet) plannen

  2. Probleembeschrijving, knelpuntenanalyse en prioritering

  3. Vaststelling van de volwassenheid van de organisatie binnen het Planning Maturity Model

  4. Brainstorm verbeterpunten in groepjes inclusief het maken van een snelle business case: hoe snel is het te implementeren, wat is de winst voor de klant en wat is de winst voor de organisatie?

  5. Terugkoppeling met presentatie door de groepen

We zijn de sessie geëindigd met het maken van een actieplan met daarin de korte- en middellangetermijn oplossingsrichtingen en natuurlijk een lunch.

 

Uitkomst

Wat levert zo’n sessie nu op?

  • Goed inzicht in de problemen en knelpunten, zowel kwalitatief als kwantitatief

  • Enthousiaste medewerkers die een vervandering in willen zetten

  • Concrete kortetermijn-acties die snel uitvoerbaar zijn en middellangetermijn -acties die meer voorbereiding vragen.

 

Waarom doen wij dit?

Wij leren van alle klantsituaties en investeren graag in kennis om klanten te helpen groeien. Natuurlijk blijven we een commerciële organisatie en zijn we graag betrokken bij een eventueel vervolg. Maar zelfs als dat niet lukt hebben wij ons niveau ook een stukje hoger getild.


Interesse gewekt?

Vraag direct een inspiratiesessie aan!