Het goede voorbeeld

Bij Anago geloven we dat wanneer je oplossingen voor anderen maakt, je zelf ook gebruik moet maken van je eigen software. Ofwel, als de mooie Engelse term: "Eat your own Dog Food". En dat doen we al jaren, met de volste overtuiging. Zelf zetten we Anago in voor onze urenregistratie, contractmanagement, facturatie en project portfolio management, kortom een complete omgeving van Integrated Business Planning.

 
proces-intergrated-business-planning.png
 
 

Net zoals vele andere organisaties gebruikten we zelf ook Excel Spreadsheets voor deze onderwerpen. Dit was foutgevoelig, bewerkelijk en het integrale overzicht ontbrak. Stap voor stap hebben we de onderdelen gemigreerd naar het Anago Planning platform. Eerst de urenregistratie en vervolgens het contractmanagement en facturatie. De laatste stap in het proces was het inrichten van de Agile Planning. 

 

Onderdelen planningsysteem

De onderdelen van ons Integrated Business Planningsysteem worden hieronder schematisch weergegeven.

 

De onderdelen worden gebruikt door verschillende gebruikersgroepen binnen Anago. Bijvoorbeeld de financiële administratie, de afdelingen sales en operations en de medewerkers zelf, die hun beschikbaarheid opgeven, hun planning inzien en de urenregistratie bijhouden. Hieronder geven we een aantal voorbeelden.

 

Urenregistratie

Alle medewerkers van Anago schrijven hun tijd per soort en per project per dag. Alleen projecten waar medewerkers op zijn gepland, verschijnen in de urenregistratie. Het standaard werkrooster inclusief roostervrije dagen wordt getoond en het is ook mogelijk om extra gegevens in te voeren zoals opmerkingen en extra tijd als gevolg van verstoringen. De uren zijn direct gekoppeld aan de projecten en contracten en de declarabiliteit en andere persoonlijke indicatoren zijn direct afleesbaar.

Contractmanagement

De contracten bestaan uit verschillende onderdelen. In het geval van Anago bestaan contracten uit licenties, hosting, support en projecten. Per contractsoort rekenen we met standaard prijzen, kortingen en zelfs eigen formules. Vanuit het contractmanagement wordt eenvoudig de verwachte omzet afgeleid en worden de facturen gegenereerd en bewaakt.

 

Planning

Projecten worden opgedeeld in één of meerdere activiteiten of subprojecten. Medewerkers worden ingepland op weekbasis op de projecten, waarbij de knelpunten direct zichtbaar worden. Vakanties en feestdagen zijn automatisch gekoppeld aan de planning.

Facturatie en omzet

Facturatie is vaak lastig. Vele soorten contracten met verschillende looptijden en verschillende componenten maken het een foutgevoelig en tijdrovend proces. Daarnaast is aansluiting nodig met de werkelijke urenregistratie. Het facturatieproces is gekoppeld aan het contractmanagement, projectmanagement en de urenregistratie. Het systeem signaleert automatisch wanneer facturen verzonden moeten worden en rekent automatisch de verwachte omzet versus doelstellingen uit.