Ketenplanning

De Inspectie werkt aan eerlijk, gezond en veilig werk en bestaanszekerheid voor iedereen binnen Nederland. Het werk van de Inspectie is gebaseerd op risico- en omgevingsanalyses. Op basis van deze analyses formuleert ze doelen op het gebied van de naleving van regels. Daarnaast zet ze verschillende interventies (instrumenten) in om de geformuleerde doelen te bereiken.

Het proces van de inspectieketen loopt over een aantal afdelingen die met elkaar samenwerken. Deze afdelingen zijn opgenomen in een matrixorganisatie met programma's en functionele afdelingen.

 
schema-ketenplanning-inspectie.png
 

Het totale proces beslaat meerdere jaren en is opgenomen in een programma. Het proces start met een risicoanalyse op basis waarvan de programmering plaatsvindt. Vervolgens worden opleidingen ontwikkeld en medewerkers gealloceerd aan het programma. Dit gebeurt op basis van de strategische personeelsplanning. In de uitvoering van het programma worden verschillende afdelingen gebruikt naar gelang het type instrument. Hierbij gaat het om het actief informeren van organisaties, inspecteren, opsporen en handhaven.


 
PDCA-raamwerk.jpg
 

Het proces is te vatten in een Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus, zoals hierboven getoond. Iedere stap in de cyclus bepaalt de randvoorwaarden en uitgangspunten voor de stap erna. De uitvoering wordt gemonitord en waar nodig bijgestuurd.


Uitdagingen

Bij de ontwikkeling van de planningsmethodologie zijn de volgende uitdagingen van belang:

  • De programma's starten gedurende het jaar en beslaan meerdere jaren. Tegelijkertijd is er vanuit de overheid een sterke sturing op planning en verantwoording op kalenderjaar. Deze twee tijdsfaseringen lopen niet synchroon. 
  • Naast het te plannen werk heeft de Inspectie ook te maken met incidenten waarop direct gereageerd moet worden. Het planningsprobleem omvat dus verschillende soorten planningen: backofficeplanning met langere doorlooptijden, reserveringen voor incidenten en een kort-cyclische frontofficeplanning.
  • Door continu veranderende wet- en regelgeving, maar ook door veranderingen in de markt, moet de inspectie haar processen continu aanpassen aan nieuwe vragen en eisen. 
  • De planning moet zowel rekening houden met de vraagkant op kort en lange termijn, als de strategische personeelsplanning en het belang van de ontwikkeling en welbevinden van de medewerkers.
 

Geïnteresseerd? Volg ook ons webinar.

In het webinar vertellen we u meer over de Anago-visie op planning bij de overheid. Over waarom het lastig is een goede planning op te zetten en afdelingen met elkaar samen te laten werken. We laten u aan de hand van cases binnen grote en kleinere overheids-organisaties een aantal Anago-oplossingen zien.

 
 

Aanpak

De Anago-aanpak is een iteratieve aanpak, waarbij we de volgende stappen doorlopen:

  • Analyse en prioritering van de planningsbehoefte
  • Advisering inrichting planningsmethodologie en governance
  • Realisatie ondersteunend systeem
  • Implementatie processen, opleiding gebruikers en begeleiding
  • Evaluatie en voorbereiding volgende iteratie

Met deze aanpak kunnen we in korte tijd resultaten boeken en inspelen op veranderende behoeften en voortschrijdend inzicht. De organisatie krijgt tussen de iteraties door tijd om te werken volgens de nieuwe methodiek en te leren van de aanpak. Op deze manier laten we de organisatie groeien in het volwassenheidsmodel.

 

Oplossing

De ondersteunende Anago-oplossing is een volledig met het operationeel systeem geïntegreerde oplossing. Gegevensuitwisseling is daardoor real-time en dubbele invoer wordt voorkomen. De klantorganisatie is zelf in staat het systeem te beheren op aspecten als het toevoegen van nieuwe programma's, projecten, doelen en interventies. Maar ook rekenregels van de capaciteitsplanning en de allocatie van medewerkers kan zelf beheert worden.

Raamwerk besturing Inspectie