Overheid
Krijg grip op achterstanden
zonder de menselijke maat te missen
Grip op uitvoering
Uitvoerende overheidsorganisaties zoals uitvoeringsorganisaties, inspecties, waterschappen, provincies en gemeenten staan vaak voor een onmogelijke taak. Ze moeten tegelijkertijd kwaliteit leveren, voldoen aan de wettelijke termijnen en ook nog opereren binnen de begrotingskaders. Politieke opdrachten zoals het voldoen aan de menselijke maat worden daar bovenop gelegd. Hieronder lijdt het primaire proces en de werkdruk voor medewerkers wordt als hoog ervaren. Door het inzetten van capaciteitsplanning en een goede operationele sturing zorgen we voor rust, een voorspelbare situatie en grip op de processen.
Uitdagingen
De (semi-)overheidssector krijgt vaak te maken met eenzelfde uitdagingen op het gebied van planning. De planningsbehoeften veranderen hierdoor.
Tijdsdruk
Vanuit de markt bestaat de vraag om steeds flexibeler en sneller te leveren. De burger is verwend (het 'Coolblue-effect’) en is niet meer bereid 20 weken te wachten op een beslissing over een bezwaar.
Financiën
De overheid werkt met vaste begrotingen die jaarlijks worden vastgesteld, terwijl de uitvoering te maken heeft met een veranderlijke vraag. Met deze relatief vaste middelen wordt verwacht dat continu dezelfde service wordt geleverd.
Veranderlijk
Wetgeving en taken veranderen onder invloed van de samenleving steeds opnieuw. De organisatie moet hier flexibel mee om kunnen gaan om op een efficiënte manier te blijven werken.
Het gevolg van deze uitdagingen is vaak dat er achterstanden ontstaan, medewerkers een hoge werkdruk ervaren en er continu moet worden bijgestuurd. Dit kan worden verholpen door gebruik te maken van een slimme planningsoplossing.
Integrale aanpak met ketensturing
Grip op uitvoering bestaat uit een aantal onderdelen die met elkaar samenhangen en elkaar versterken: strategische planning voor meerdere jaren vooruit, de tactische planning of capaciteitsplanning voor de periode van een maand tot een jaar vooruit en de zaakplanning voor de komende dagen en weken. Wanneer de processen afhankelijkheden hebben en wanneer de organisatie onderdeel van een keten is, kan ketensturing zorgen voor een een soepele integratie binnen die keten. Iedere organisatie is anders en daarom kunnen we met het Anago-platform inspelen op de unieke kenmerken van de organisatie en de processen.
Strategische planning
Strategische planning geeft antwoord op hoeveel capaciteit en andere middelen nodig zijn om de strategische doelen te bereiken. Onderdeel hiervan is de strategische personeelsplanning waarbinnen gekeken wordt naar de werving en selectie van medewerkers, het verloop van medewerkers en de opleidingen en trainingen om aan te kunnen sluiten op de toekomstige vraag naar capaciteit. De strategische planning vormt de kaders voor de tactische en operationele planning en is het startpunt voor de begroting.
Capaciteitsplanning / Tactische planning
Capaciteitsplanning speelt een cruciale rol bij het bereiken van de doelstellingen. De beschikbare kennis en capaciteit van een organisatie op de middellange termijn is een redelijk vast gegeven. De vraag is met name hoe je de capaciteit het beste in kunt zetten om de doelstellingen te bereiken. Welke prioriteiten stel je binnen de werkvoorraad, hoe verdeel je de werkvoorraad over de afdelingen, wanneer zet je de flexibele schil in en op welk moment besluit je om medewerkers te trainen in een bepaalde activiteit? Simulatie van de processen levert verschillende scenario’s op, waarvan er een leidend wordt voor de operationele planning.
Operationele planning / zaakplanning
Binnen de operationele planning wordt invulling gegeven aan de capaciteitsplanning door activiteiten bij medewerkers in te plannen rekening houdend met kennis en beschikbaarheid. Dit kan gedeeltelijk of volledig automatisch gebeuren, zodat de planners zich kunnen concentreren op de afwijkende situaties. Afhankelijk van de processen kunnen ook andere factoren worden gepland, zoals een locatie, meerdere medewerkers tegelijkertijd en reistijd.
Integratie
Veel organisaties zullen al werken met een zaaksysteem of een onderliggend administratief systeem. Anago integreert met deze systemen om één integrale aanpak te ondersteunen en dubbele invoer te voorkomen. De operationele systemen bevatten informatie die gebruikt kunnen worden als uitgangspunt bij de capaciteitsplanning en de operationele planning.
