Planning binnen de (semi-)overheid

Overheidsorganisatie zoals uitvoeringsorganisaties, inspecties, waterschappen, provincies en gemeenten kennen geen winstoogmerk en zullen vooral op resultaat sturen. Concurrentie is afwezig, maar het effect van veranderende wetgeving des te groter. Het primaire proces is vaak dossiergestuurd en afhankelijk van hoogopgeleide, professionele medewerkers. Om op een efficiënte manier de doelstellingen te kunnen halen, is planning noodzakelijk.

Uitdagingen

Vanuit de markt bestaat de vraag om steeds flexibeler en sneller te leveren. De burger is verwend (het 'Coolblue'-effect) en is niet meer bereid 20 weken te wachten op een beslissing op bezwaar. Tegelijkertijd heeft de organisatie te maken met vaste, vaak krimpende jaarbudgetten, maar moet wel flexibel om kunnen gaan met veranderende wetgeving en taken.

Het gevolg is vaak dat er achterstanden ontstaan, medewerkers een hoge werkdruk ervaren en er continu wordt bijgestuurd.

 

achterstanden-werkdruk.jpg

Vraaggestuurd werken

Om op de juiste manier in te kunnen spelen op de marktvraag, is een definitie van deze vraag op basis van externe factoren (klantvraag, wetgeving) en interne factoren (beleidsdoelstellingen) noodzakelijk. Daarna volgt een vertaling naar uitvoeringscapaciteit. Vervolgens worden op basis van de beschikbare capaciteit en kennis, beslissingen genomen over de prioriteit van uitvoering en capaciteitsmaatregelen. Deze manier van werken ten opzichte van werken vanuit vaste budgetten heet vraaggestuurd werken.
Meer over vraaggestuurd werken in dit artikel.

 

Plan-Do-Check-Act cyclus

PDCA-cyclus-overheid.png

Vraaggestuurd werken moet een onderdeel zijn van de Plan-Do-Check-Act cyclus (PDCA-cyclus). Het gaat hierbij dus niet alleen om het plannen en het uitvoeren van de planning, maar ook het controleren van de resultaten en het nemen van bijsturingsmaatregelen.

De bijsturingsmaatregelen hebben betrekking op onder meer de prioritering van activiteiten en de inzet van capaciteit, maar ook op het functioneren van het proces. Hierdoor ontstaat een proces van continue verbetering.

De Plan- en de Do-fase gaan bij veel organisaties goed, maar de Check- en Act-fase ontbreken vaak of worden niet afdoende uitgevoerd. De vragen die hierbij een rol spelen, zijn bijvoorbeeld:

  • Hoe definiëren we de juiste kritieke prestatie indicatoren (KPI’s) in de PDCA-cyclus?
  • Hoe stemmen we de verschillende cycli (operationeel, capaciteitsplanning, meerjarenplanning) op elkaar af?
  • Hoe stemmen we de verschillende betrokken afdelingen op elkaar af?
 

Webinar Planning bij Overheid

In een webinar van 30 minuten vertellen we u meer over de Anago-visie op planning bij de overheid. Waarom is het lastig een goede planning op te zetten en afdelingen met elkaar te laten samenwerken? We laten u aan de hand van cases binnen grote en kleinere overheidsorganisaties een aantal Anago-oplossingen zien.

 
 

Ketenplanning

Anago gebruikt een eigen raamwerk voor het implementeren van ketenplanning binnen de overheid. De behoeften van de organisatie en het volwassenheidsniveau van de organisatie bepalen de mate van invulling van de verschillende onderdelen. Lees hier meer over volwassenheidsniveaus in capaciteitsplanning.
 


Centraal in de ketenplanning staat de Portfolio Management-/PDCA-cyclus. Deze cyclus is een meerjarencyclus die op hoger niveau de doelstellingen en prioriteiten bepaalt voor de gehele keten. In de stap "programmeren/alloceren" maken we de eerste grove capaciteitscheck met behulp van capaciteitsplanning.  Hierna plannen we gedetailleerd verder in projecten/activiteiten/taken. Dit naargelang de type processen en operationele planning.

Tijdens de uitvoering doen we door middel van KPI's metingen ten behoeve van de monitoring. Waar nodig sturen we vervolgens bij met aanpassingen in prioritering of nemen we capaciteitsmaatregelen.

 

De inspectie werkt aan eerlijk, gezond en veilig werk en bestaanszekerheid voor iedereen binnen Nederland. Het werk van de inspectie is gebaseerd op risico- en omgevingsanalyses. Op basis van deze analyses worden doelen geformuleerd op het gebied van de naleving van de regels en worden verschillende interventies (instrumenten) ingezet om deze doelen te bereiken.

Meer lezen

Een Nederlandse certificeringsorganisatie is belast met het toetsen van een specifieke productgroep, voor toelating tot de Nederlandse markt. Zo'n toets is complex en duurt enkele maanden tot zelfs meerdere jaren. Daarnaast zijn diverse skills (of kennisgebieden) nodig voor de juiste beoordeling en zit er een vaste volgorde in de processtappen. Kortom: planning is essentieel voor een effectief gebruik van je resources en een goede dienstverlening

Meer lezen