Resource Planning bij HLB Blömer

HLB Blömer Accountants en Adviseurs is een middelgroot accountancy kantoor dat zich richt op ondernemers in het midden- en kleinbedrijf, vrije beroepsbeoefenaars en non-profit instellingen. Het kantoor heeft meer dan 1.000 klanten en ruim 100 medewerkers. Om de behoefte van klanten af te stemmen op de beschikbaarheid van medewerkers, stelt HLB Blömer planningen op waarbij uren van medewerkers worden toegewezen aan activiteiten en klanten. In de basis is de planning een kopie van het voorgaande jaar. Alle wijzigingen hierop door nieuwe klanten en medewerkers, veranderde behoeften en wijzigingen in afspraken en aanwezigheid worden tijdens het planningsoverleg hierin verwerkt.

 

HLB Blömer wil met de planning bereiken dat de klanten binnen de gevraagde termijn worden bediend, dat de bezetting van de medewerkers goed is en dat flexibel omgegaan kan worden met veranderende eisen en beschikbaarheid.

Om deze reden is besloten de planning te centraliseren zodat het inzicht en de kennis over de planning centraal ligt, zowel bij de planner als bij de partners en directie.

Zoals zoveel accountants, gebruikte ook HLB Blömer spreadsheets voor de planning en liepen tegen de volgende knelpunten aan:

  • Het activiteitenniveau ontbreekt in de planning
  • Het huidige inzicht is eenzijdig; inzichten vanuit andere perspectieven (klant, medewerker) ontbreken
  • Het verwerken van wijzigingsverzoeken vanuit enerzijds klanten en anderzijds medewerkers leidt tot fouten en kosten veel tijd
  • Er kan maar één gebruiker tegelijkertijd in de spreadsheet
  • Decentraal inzicht in de planning is niet mogelijk
 

Anago Planning

Het Anago planningsysteem is gekoppeld aan het onderliggende klantensysteem en de medewerkeradministratie. Op basis van klantopdrachten uit het verleden worden automatisch suggesties voor de (her)planning van klanten gedaan. Wanneer een jaarrekening vorig jaar in week 15 was ingepland, wordt dit automatisch doorgetrokken naar dezelfde week en zo mogelijk dezelfde persoon.

HLB Blömer heeft de volgende voordelen van het Anago planningsysteem:

  • Geen dubbele invoer door koppelingen met onderliggende systemen
  • Geautomatiseerde bewaking van de planning van klantopdrachten
  • Monitoring van de bezetting van medewerkers
  • Gemakkelijk inzicht in planning per klant, planning per medewerker of team van medewerkers
  • Inzichtelijk op centraal niveau, teamniveau en medewerkerniveau