Volledige integratie van contracten, projecten en urenregistratie

Bij Anago geloven we dat wanneer je oplossingen voor anderen maakt, je zelf ook gebruik moet maken van je eigen software. Ofwel de mooie Engelse term "Eat your own Dog Food". En dat gebruiken doen we al jaren met de volste overtuiging. Zelf zetten we Anago in voor onze urenregistratie, contractmanagement, facturatie en project portfolio management. Net zoals vele andere organisaties gebruikten we zelf ook Excel Spreadsheets voor deze onderwerpen. Dit was foutgevoelig, bewerkelijk en het integrale overzicht ontbrak. Stap voor stap hebben we de onderdelen gemigreerd naar het Anago Planning platform. Eerst de urenregistratie en vervolgens het contractmanagement en facturatie. De laatste stap in het proces was het inrichten van de projectenplanning. 

Contractmanagement

Urenregistratie

Planningssysteem, Urenregistratie
Planningssysteem, Contractmanagement

De contracten bestaan uit verschillende onderdelen. In het geval van Anago bestaan contracten uit licenties, hosting, support en projecten. Per contractsoort kan gerekend worden met standaard prijzen, kortingen en zelfs eigen formules. Vanuit het contractmanagement kan eenvoudig de verwachte omzet worden afgeleid.

Alle medewerkers van Anago schrijven hun tijd per soort en per project per dag. Alleen projecten waar medewerkers op zijn gepland verschijnen in de urenregistratie. Het standaard werkrooster inclusief roostervrije dagen wordt getoond en het is ook mogelijk om extra gegevens in te voeren zoals opmerkingen en extra tijd als gevolg van verstoringen. De uren zijn direct gekoppeld aan de projecten en contracten en de declarabiliteit en andere persoonlijke indicatoren zijn direct afleesbaar.

Facturatie

Planning

Projectplanning
Planningssysteem, Facturatie

De facturatie is vaak lastig. Vele soorten contracten met verschillende looptijden en verschillende componenten maken het een foutgevoelig en tijdrovend proces. Daarnaast is aansluiting nodig met de werkelijke urenregistratie. Het facturatieproces is gekoppeld aan het contractmanagement, projectmanagement en de urenregistratie. Het systeem signaleert automatisch wanneer facturen verzonden moeten worden.

Projecten worden opgedeeld in één of meerdere activiteiten of subprojecten. Medewerkers worden ingepland op weekbasis op de projecten, waarbij de knelpunten direct zichtbaar worden. Vakanties en feestdagen zijn automatisch gekoppeld aan de planning.


Webinars

Volg één van de Anago webinars om meer te weten te komen over de volgende onderwerpen.

Resource management
Oplossingen voor excel planning
Project portfolio management
Governance in planning