Meer over
Capaciteitsplanning

Continue afstemming tussen vraag en aanbod

Wat is capaciteitsplanning?

 

Capaciteitsplanning is de match tussen je werkaanbod aan de ene kant en je beschikbare medewerkers aan de andere kant. Het beslaat de middellange termijn (zes maanden tot één jaar) waardoor je op tijd kunt reageren op overschotten of tekorten. Zo neem je de juiste beslissing die je operationele processen ondersteunen.

 

Een goede capaciteitsplanning stel je op in 3 stappen, namelijk: de beschikbaarheid bepalen, de capaciteitsvraag vaststellen en de match tussen deze twee. Deze match is de capaciteitsplanning.

Beschikbaarheid bepalen

De eerste stap is het bepalen van het aantal beschikbare uren in je team(s). Dit is de resource planning van je capaciteitsmodel. Hier staan de medewerkers en hun beschikbaarheid. Voor het vaststellen hiervan houd je rekening met bijvoorbeeld werkuren per medewerker, vakanties en in- en uitstroom.

 

Capaciteitsvraag

De tweede stap is het in kaart brengen van de benodigde productiecapaciteit, de demand planning. Hierbij stel je de volgende vragen. Hoeveel capaciteit heb je nu nodig om alle taken op tijd af te ronden? Welke functies/expertises krijgen het meeste werk te verzetten? En hoe is dat werk verdeeld per week/maand?

 

Match tussen vraag een aanbod

Wanneer de vraag naar capaciteit en kennis en het aanbod van capaciteit en kennis bekend is, kun je dit matchen. Dit is vaak niet eenvoudig omdat er meerdere keuzes gemaakt kunnen worden bij het inzetten van de medewerkers. Dit is waar de optimalisatie algoritmes van Anago bij helpen. Deze algoritmes maken inzichtelijk wat er wel en niet past en waar de knelpunten worden verwacht.

Welke voordelen heeft capaciteitsplanning?

Een goede capaciteitsplanning geeft direct de volgende voordelen.

  • Je ziet snel waar eventuele problemen ontstaan. Bijvoorbeeld in de zomer, waarin de beschikbaarheid afneemt en daarmee lager komt dan de gevraagde capaciteit.

  • Je vindt snel de knelpunten in het proces omdat je inzicht hebt in specifieke functies/expertises.

  • Daarnaast kan je ook voorspellingen maken over je proces. Wat is bijvoorbeeld de verwachte doorlooptijd van een dossier dat volgende week binnenkomt? Of welk percentage van dossiers kunnen we op tijd afronden?

 

Capaciteitsplanning in Anago

 

Op basis van deze analyse kan het management maatregelen nemen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan extra inhuur, nieuw personeel, betere vakantiespreiding of scholing. In de volgende paragraaf geven we een voorbeeld.

Capaciteitsplanning in de praktijk

Een van onze klanten heeft te maken met een complexe capaciteitsvraag. Als Customer contact center is het werkaanbod divers en er zijn veel vaardigheden nodig om alle taken te vervullen. Zo behandelt de organisatie vragen via verschillende kanalen en in meerder talen. Dit vereist de juiste mensen op de juiste plek.

Om te garanderen dat alle klanten te woord worden gestaan en taken binnen de afgesproken deadline worden voltooid, is een goede planning noodzakelijk. Dit kan met de juiste software. Op basis van slimme forecasting zorgt Anago dat alle medewerkers effectief worden ingezet. Daarnaast is de capaciteitsplanning gekoppeld aan de financiële planning van de organisatie. Zo worden financiële effecten van de capaciteitsplanning direct zichtbaar. Lees hier meer over deze oplossing.

Meer klantverhalen over capaciteitsplanning

Anago oplossingen

Anago helpt organisaties met het opstellen van hun capaciteitsplanning met software die gekoppeld kan worden aan bestaande systemen. Op deze manier krijg je inzicht in drukke periodes en tekorten in specifieke functies. Hierdoor kun je op tijd reageren op veranderingen in het werkaanbod of de beschikbare capaciteit met de juiste maatregelen. Zo voorkom je achterstanden en een hoge werkdruk.

Korte lijst met mogelijkheden:

  • Ondersteuning voor verschillende type activiteiten zoals projecten, opdrachten/aanvragen en kort-cyclisch werk

  • Forecasting van verwacht werk op basis van statistieken of inschattingen

  • Beschikbaarheidsplanning en kennismatrix van medewerkers

  • Automatische allocatie van werk en berekening van knelpunten

  • Aansluiting op de operationele planning.

 Eén oplossing voor planning en uitvoering

Kijk ook naar andere Anago oplossingen die de complete planningsbehoefte kunnen afdekken.