Vraaggestuurd werken

Wat is vraaggestuurd werken en hoe past dit binnen de pdca-cyclus?

Wat is vraaggestuurd werken?

Vraaggestuurd werken (soms ook vraaggericht werken) is het op de juiste manier inspelen op de marktvraag. Het staat tegenover werken vanuit vaste budgetten, ofwel aanbodgestuurd werken. In plaats van de planning te baseren op de huidige capaciteit, wordt gepland op basis van de aankomende marktvraag.

Om vraaggestuurd te gaan werken zijn de volgende aspecten belangrijk.

Hoe definiëren we de vraag op basis van externe factoren en beleidsdoelstellingen?
Hoe vertalen we de vraag naar behoefte aan uitvoeringscapaciteit?
Hoe stemmen we aanbod/kennis af op de behoefte?
Hoe bewaken we de uitvoering ten opzichte van de vraag en behoefte?
Hoe richten we de aansturing (governance) in?

In ons Whitepaper bespreken we deze punten in detail. We focussen hierbij op vraaggestuurd werken binnen uitvoeringsorganisaties en de consequenties voor de aansturing.

Wat zijn de voordelen van vraaggestuurd werken?

Door je organisatie in te richten op de vraag kun je pieken en dalen in het werkaanbod beter opvangen. Vraaggestuurd werken zorgt hiermee voor een constante doorlooptijd. In drukke tijden heb je genoeg capaciteit om binnen gestelde deadlines of wettelijke termijnen te blijven. In rustige tijden heb je de flexibiliteit met minder medewerkers te werken of ze andere werkzaamheden te laten doen.
Neem het voorbeeld van het aanvragen van een werkeloosheidsuitkering. Bij deze werkzaamheden kan gewerkt worden met een flexibele schil van medewerkers die kunnen bijspringen in drukke periodes. In economische moeilijke tijden heb je hierdoor genoeg personeel om de vele aanvragen te beoordelen en te verwerken. Wanneer de werkeloosheid afneemt, zet je deze flexibele schil in op andere projecten zoals reïntegratietrajecten.
Door de vraag als leidraad te nemen zorg je ervoor dat medewerkers genoeg tijd en aandacht hebben voor hun taken. Het garandeert hetzelfde level van service, in rustige én in drukke tijden. Zaken worden behandeld binnen de wettelijk gestelde termijnen waardoor niemand hoeft te wachten op beslissingen.
Ten slotte zorgt de afstemming van vraag en aanbod ook voor minder werkdruk. Omdat medewerkers een vast takenpakket hebben en niet opkijken tegen een berg achterstallig werk krijgen ze niet het gevoel alles zo snel mogelijk te moeten behandelen. Hiermee creëer je rust binnen de organisatie.