Professional Services
Kom klantafspraken na door
tijdig inzicht in knelpunten
Medewerkers als belangrijkste middel
Zoals de term Professional Services al zegt, gaat het hierbij om het inzetten van de professional, de medewerker, als belangrijkste middel in het leveren van diensten aan de klant. Organisaties hebben vaak te maken met hoog opgeleide medewerkers, veel teams, complexe processen, onvoorspelbare vraag en veel onzekerheid. Toch wil je serviceniveau afspraken maken met je klanten en die nakomen. Dit is waarbij capaciteitsplanning, agile planning en ander vormen van planning kunnen helpen.
Uitdagingen
Inzicht in
toekomstige knelpunten
Je hebt continu te maken met afgesproken werk, fluctuerende beschikbaarheid van medewerkers, mogelijke achterstanden en nieuwe vraag van klanten. Hoe zorg je ervoor dat je de juiste dingen belooft en dat de medewerkers met de juiste activiteiten bezig zijn?
Continu afstemmen van
werk en medewerkers
Je wilt weten of je voldoende medewerkers met de juiste competenties hebt voor de komende periode. Wanneer moet je opleiden, werven of zelfs externe capaciteit inzetten en hoe verdeel je het werk over de afdelingen, teams en medewerkers?
Het juiste werk op het
juiste moment
Medewerkers voeren verschillende activiteiten uit voor verschillende projecten, aanvragen of opdrachten. Hoe zorg je ervoor dat de werklast voor de medewerker niet te hoog wordt en dat de medewerker de juiste zaken op het juiste moment oppakt?
Best passende planning
Capaciteitsplanning
Tactische planning of capaciteitsplanning levert informatie over het verwerken van de huidige werkvoorraad en het toekomstige werk. We bouwen een beeld of van de toekomst met voorspeltechnieken en activiteiten worden automatisch ingepland rekening houdend met beschikbare capaciteit en kennis van medewerkers. Scenario’s kunnen worden gemaakt om beslissingen te nemen over nieuwe projecten, het wijzigen van prioriteiten en het inzetten van capaciteitsmaatregelen zoals externen. De tactische planning levert de uitgangspunten voor de operationele planning.
Agile planning
Agile planning, afkomstig uit de IT-wereld, kan succesvol worden ingezet binnen administratieve processen. Het zorgt ervoor dat aanvragen, dossiers of zaken op een flexibele manier worden verwerkt. Met minder werkdruk, meer teamgevoel, betere doorstroming en korte doorlooptijden als gevolg. Houd grip op de werkvoorraad en kies voor de juiste prioriteiten.
Operationele planning
Binnen operationele planning worden activiteiten en medewerkers gepland. Dit kan volledig automatisch gebeuren, handmatig of een combinatie van beide. Afhankelijk van de situatie kan rekening worden gehouden met factoren zoals beschikbaarheid, kennis, reisafstand of klantrelatie. De operationele planning kan worden gekoppeld aan operationele systemen zoals zaaksystemen, workflowsystemen en ERP-systemen.
Integrated Business Planning
Integrated Business Planning is het vervolg op enkelvoudig plannen en heeft als doel een optimale afstemming tussen vraag en capaciteit te bereiken op korte en lange termijn voor alle afdelingen binnen de keten. Geïntegreerde capaciteitsplanning dus. Het gaat hierbij niet alleen om de capaciteit van medewerkers, maar ook om de afstemming op financieel gebied. Zo ontstaat één geïntegreerd besturingsproces.
