De integrale aanpak voor de overheid
Samen met de Galan Groep draagt Anago bij aan het oplossen van de uitdagingen bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst. In dit artikel vertellen we je meer over onze gezamenlijke aanpak en behaalde doelen.
In de schijnwerpers: effectiviteit en professionaliteit van publieke dienstverlening
In de publieke dienstverlening is effectiviteit en professionaliteit van de uitvoering een steeds belangrijker factor. Recente voorbeelden rondom bijvoorbeeld CBR en Belastingdienst hebben de uitvoeringspraktijk in de schijnwerpers gezet en ook het belang van professionele uitvoering onder de aandacht gebracht.
Een terugkerend onderwerp dat hieraan is gelieerd, is de problematiek rondom de migratieketen. Zo zijn overvolle opvanglocaties een probleem waar het COA mee te maken heeft, en waar alle partners in de keten mee geconfronteerd worden. De omvang en samenstelling van de instroom van vluchtelingen is grillig en onvoorspelbaar. Daarnaast wordt de uitstroom van statushouders in grote mate bepaald door de mogelijkheden die gemeentes kunnen bieden voor wonen. Dit alles vraagt om het snel kunnen bijstellen van de prioriteiten binnen de keten en binnen de organisaties die daar onderdeel van uitmaken.
De Galan Groep is als adviseur betrokken bij de inrichting van processen in de asielprocedure bij de IND waarbij Anago verantwoordelijk is voor de benodigde planningsoplossingen.
Uitdaging
Begin 2020 riep de staatssecretaris van Justitie en Veiligheid een nieuwe, aparte entiteit in het leven: de Taskforce Dwangsommen. De nieuw opgerichte taskforce had tot doel om de omvangrijke ‘oude voorraad’ asielaanvragen versneld weg te werken. Binnen de nieuwe entiteit zou een versnelling moeten worden behaald door procesvernieuwing, het inzetten van een intelligent planningssysteem én het aantrekken van een groot aantal nieuwe medewerkers. Uiteraard moest een en ander gerealiseerd worden met behoud van de zorgvuldigheid ten aanzien van het asielproces, het waarborgen van de nationale veiligheid en het respecteren van wet- en regelgeving.
Een groot deel van de oplossing zou gelegen zijn in procesvernieuwing. De essentie was het realiseren van versnelling door het opknippen van processen die vervolgens op verschillende locaties, waarvan sommige nieuw, zouden worden uitgevoerd.
De nieuwe processen en het werken met veel nieuwe, onervaren medewerkers maakte echter de planning en met name de regie erop vele malen complexer dan de situatie zoals die voorheen was. Het bestaande planningsproces en de ondersteunende tools waren niet toereikend om de innovatieve aanpak goed en flexibel te kunnen faciliteren. Er was dus sprake van een urgente situatie.
Doelstelling
De Galan Groep werd benaderd om het planningsproces te ondersteunen. De essentie van de vraag was gelegen in de behoefte aan verandermanagement: ‘Hoe geef je vorm aan een dergelijke complexe organisatie?’ Om te komen tot de gewenste versnelling moesten de opgeknipte taken (die op meerdere locaties plaatsvonden) en de verschillende fases van het proces naadloos op elkaar aansluiten. Om dit te bewerkstelligen was een planningstool noodzakelijk. Daarnaast waren er nog meer goede planningsmedewerkers nodig, die het proces konden overzien en waar nodig konden ingrijpen. Tenslotte was er ook de behoefte om de voortgang strak te monitoren. Betrouwbare rapportages over de realisatie van de doelstelling moesten snel kunnen worden opgeleverd. Er waren verschillende complicerende factoren:
Onderdeel van een keten
De IND is slechts één van de partners in de zogenaamde migratieketen. Zo maken onder andere ook het COA, de Raad voor Rechtsbijstand, benodigde tolken en medisch onderzoek onderdeel uit van deze keten. Een versnelling en uitbreiding in capaciteit binnen de IND had daarom ook consequenties voor de rest van de keten.
Verschillende planningstools
Zoals aangegeven, werd binnen de reguliere organisatie al met verschillende planningstools gewerkt. Die sloten echter niet aan bij de nieuwe werkwijze binnen de Taskforce.
Onvoldoende medewerkers
Binnen de nieuwe organisatie waren in eerste instantie onvoldoende planningsmedewerkers aanwezig, die het proces adequaat konden monitoren en begeleiden.
Aanpak
Benieuwd naar de manier waarop we deze doelstellingen hebben bereikt?
Vul dan het formulier hiernaast in. Je krijgt dan de uitgebreide versie van die artikel automatisch in je inbox.
Hierin leggen we meer uit over de beslissingen die we hebben genomen en welke vijf resultaten deze hebben opgeleverd.
