Agile Planning bij een uitvoerings-organisatie
Een van onze klanten is een grote overheidsorganisatie die jaarlijks grote hoeveelheden dossiers verwerkt. Er zijn dagelijks honderden medewerkers werkzaam op duizenden dossiers. Door de complexiteit en lastige aansturing zijn situaties van achterstanden en hoge werkdruk ontstaan. Het management heeft niet het juiste inzicht in de doorstroming van de dossiers en er kunnen geen toezeggingen gedaan worden over het moment van levering.
Uitdagingen
Bij het oplossen van de werkachterstanden en de hoge werkdruk kwamen we de volgende uitdagingen tegen.
Verschillende kennisgebieden
Bij de processen en bijbehorende taken zijn meerdere afdelingen en kennisgebieden betrokken. Er zit een vaste volgorde in de processtappen en iedere stap vraagt weer andere vaardigheden.
Vragen van de klanten
Klanten zijn gewend aan het principe ‘vandaag besteld, morgen in huis’. Klachten over levertijd zorgen voor spoedopdrachten. Dit ‘brandjes blussen’ heeft een negatief effect op het gevoel van werkdruk, maar ook op de effectiviteit en efficiëntie van de organisatie.
Anago-oplossing
De eerste stap in onze oplossing is het proces in kaart brengen. In een workshop met betrokkenen uit ieder team wordt gekeken naar de huidige werkwijze en knelpunten. Hierbij zoeken we antwoorden op vragen als: “Hoe worden taken toegewezen aan medewerkers?”, “Is er een teamwerkbak of kan er gewerkt worden met een teamwerkbak?” en “Uit welke stappen bestaat het proces?”.
Na de workshops is het Anago Agile Planning-systeem ingericht met de processtappen, de taken en de verantwoordelijkheden. De stappen in de Anago-omgeving zijn gekoppeld met het onderliggende zaaksysteem. Na een korte training voor de medewerkers uit het team, is gestart met het Agile werken met sprint planning. Gedurende de eerste weken hebben we de teams hier nog bij begeleid, maar als snel werd de planning zelfstandig opgesteld en volgens de nieuwe methode gewerkt en geëvalueerd. Van begin tot einde duurde het traject nog geen drie maanden.
Behaalde winst
Het eerste effect van de invoering van Agile planning is de afname van de werkdruk geweest. Door de werkvoorraad weg te halen bij de medewerkers en in te delen in overzichtelijke taken, ontstaat direct rust op de afdeling. Het management en de medewerkers hebben continu inzicht in voortgang, zowel op korte als langere termijn.
Doordat de juiste volgorde van verwerken wordt gekozen en doordat de verschillende stappen in het proces beter op elkaar worden afgestemd, kan er effectiever gebruik gemaakt van resources en is de gemiddelde doorlooptijd aanzienlijk gedaald.
De dagelijkse en wekelijkse bijeenkomsten zorgen tevens voor kennisdeling tussen medewerkers en een continue feedback op het proces en de werkwijze. Hierdoor kan nu sneller gereageerd worden op veranderingen. Er is meer ruimte voor creativiteit bij de medewerkers, waardoor meer innovatie en vernieuwing ontstaat.
De volgende stap
Kom je ook zulke uitdagingen tegen in je organisatie? Nieuwsgierig hoe een Anago-oplossing je proces effectiever en efficiënter kan maken? Neem dan contact met ons op.