Meer over
Zaakplanning
De juiste zaak bij de juiste medewerker op het juiste moment
Wat is zaakplanning?
Onder zaakplanning verstaan we het inplannen van activiteiten die horen bij een zaak, aanvraag of dossier dat wordt verwerkt door de organisatie. Denk hierbij aan juridische processen, beoordelingen, hypotheken, subsidieaanvragen en bezwaar- en beroepprocedures.
Inplannen zaak of taak
In de praktijk beschikken organisaties over administratieve systemen waarin de registratie van de zaak wordt bijgehouden en zelfs de workflow wordt ondersteund. Maar als het draait om het inplannen van de juiste zaak of taak bij de juiste medewerker, moet in een keer rekening gehouden worden met veel meer dan de zaak. Het gaat hierbij ook om de beschikbare capaciteit van één of meerdere medewerkers, de kennis van de medewerker, de complexiteit van de zaak en mogelijke andere gegevens zoals reistijd of beschikbaarheid van een (onderzoeks)kamer.
Zaakplanning
In zaakplanning worden de onderliggende activiteiten handmatig of automatisch gepland op een datum en tijdstip en worden medewerkers gereserveerd. De volgorde van het inplannen van de zaken kan op basis van de capaciteitsplanning of ketensturing.
Welke voordelen heeft zaakplanning?
De Anago zaakplanning oplossing is automatisch gesynchroniseerd met onderliggende operationele systemen en personeelssystemen. Hierdoor is altijd een actueel beeld van de werkvoorraad en beschikbare kennis en capaciteit aanwezig.
Wanneer er gegevens ontbreken of vervuild zijn (datakwaliteit), dan is het mogelijk om in Anago gemakkelijk aanvullende informatie te registreren om de planning te ondersteunen.
Zaakplanning in Anago
Anago zaakplanning kan gemakkelijk worden aangesloten op andere onderdelen zoals capaciteitsplanning of monitoring, zodat een integrale aansturing ontstaat.
Zaakplanning in de praktijk
Anago wordt gebruikt voor zaakplanning binnen de asielketen. Bij de behandeling van asielzoekers worden activiteiten in een strak schema aan medewerkers gekoppeld, waarbij rekening gehouden moet worden met de complexiteit van de zaak, de kennis en beschikbaarheid van de medewerker, de beschikbaarheid van hoorkamers en tolken.
Naast het inplannen van de zaken worden ook direct aanverwante processen aangestuurd zoals de dagplanning en het vervoer.
Meer klantverhalen over zaakplanning
Anago oplossingen
Anago helpt organisaties met het opstellen van hun capaciteitsplanning met software die gekoppeld kan worden aan bestaande systemen. Op deze manier krijg je inzicht in drukke periodes en tekorten in specifieke functies. Hierdoor kun je op tijd reageren op veranderingen in het werkaanbod of de beschikbare capaciteit met de juiste maatregelen. Zo voorkom je achterstanden en een hoge werkdruk.
Korte lijst met mogelijkheden:
Ondersteuning voor verschillende type activiteiten zoals projecten, opdrachten/aanvragen en kort-cyclisch werk
Forecasting van verwacht werk op basis van statistieken of inschattingen
Beschikbaarheidsplanning en kennismatrix van medewerkers
Automatische allocatie van werk en berekening van knelpunten
Aansluiting op de operationele planning.