Agile planning bij Transtrack International
Transtrack International ontwerpt, ontwikkelt en ondersteunt state-of-the-art software voor de logistiek en het management van cashgeld. Transtrack is met klanten in 21 landen, marktleider op het gebied van standaardsoftware voor Cash Management. Transtrack heeft teams in Amsterdam en Kiev (Oekraïne) en bestaat uit meer dan 50 medewerkers in IT-advisering, cash supply chain, software product management en verkoop. De kernactiviteiten bestaan uit supply chain management van cashgeld en het automatiseren van de logistiek van cashgeld. De klanten zijn voornamelijk banken, cash service organisaties en geldtransportondernemingen.
Uitdagingen
De activiteiten van Transtrack bestaan uit het ontwikkelen van standaardsoftware, het implementeren van de producten bij klanten, het ontwikkelen van maatwerk aanpassingen en integraties en het ondersteunen van klanten. Er is sprake van een mix van projectmatige activiteiten (implementaties), on demand activiteiten (ondersteuning) en ontwikkelactiviteiten. Medewerkers van Transtrack kunnen betrokken zijn bij meerdere soorten activiteiten.
In de oude situatie werd gebruik gemaakt van Excelspreadsheets. Deze spreadsheets waren zeer bewerkelijk, fout gevoelig en niet geïntegreerd. De spreadsheettechnologie was niet in staat om onderstaande uitdagingen het hoofd te bieden.
Inzicht in bezetting
Doordat er veel projecten en andere activiteiten tegelijkertijd lopen en continu veranderen als gevolg van klantwensen, is het lastig om een goed beeld te hebben van de bezetting.
Afstemming tussen Sales en Delivery
Tijdens offertetrajecten is het belangrijk om een goed beeld te hebben of een project wel of niet past en wanneer toezeggingen gedaan kunnen worden. Hiervoor moeten verschillende scenario's gemaakt kunnen worden.
Voorspelbaarheid
De planning moet continu getoetst kunnen worden aan de werkelijkheid, zodat bijgestuurd kan worden en geleerd van afwijkingen uit het verleden. Op deze manier verbetert de voorspelbaarheid van de planning.
Anago-oplossing
De Anago Agile Planning-oplossing bestaat uit twee hoofdonderdelen: de tactische planning en de operationele planning.
Tactische Planning
De tactische planning, ofwel capaciteitsplanning, wordt gebruikt om
met een langere horizon te kijken naar de projectportfolio, de mogelijke nieuwe projecten en de ontwikkeling van de capaciteit. De capaciteitsplanning geeft inzicht in het wel of niet passen van projecten, tekorten aan bepaalde skills of eventuele overschotten aan medewerkers. Op basis van de capaciteitsplanning kunnen besluiten worden genomen over de inzet van capaciteitsmaatregelen zoals de inzet van externen en het geven van toezeggingen aan klanten.
Operationele Planning
De operationele planning wordt gebruikt voor het alloceren van medewerkers aan projecten en activiteiten. Deze allocatie wordt vastgelegd als een afspraak tussen de projectleider en de resource manager.
Door de allocatie vast te leggen, ontstaat direct inzicht in de bezetting van een medewerker en in de nog te plannen uren van een project.
Door de werkelijke uren per project of activiteit bij te houden, ontstaat inzicht in de voortgang van het project en kunnen maatregelen genomen worden of projecten opnieuw gepland worden.
Behaalde winst
Onze visie op planning is dat planning vooral eenvoudig moet zijn. Eenvoudige Excel-achtige schermen die passen bij het proces van de organisatie. Anago Agile Planning is gebaseerd op het Anago-platform en daardoor volledig aan te passen aan de werkwijze van de organisatie.
“Wij waren op zoek naar een manier om beter inzicht en overzicht te verkrijgen in de bezetting van onze consultants, analisten, ontwikkelaars en testers om voorspelbaarder te worden richting klanten en de ontwikkel- en implementatiekosten te optimaliseren. Met Anago hebben we de juiste planningtool gevonden, die met dit inzicht ervoor zorgt dat onze Sales and Delivery teams beter op elkaar zijn afgestemd. Na de gemakkelijke implementatie van Anago zijn we nu beter in staat om verwachtingen van klanten en collega’s te managen en steeds onze beloften aan klanten waar te maken.”
De volgende stap
Kom je ook zulke uitdagingen tegen in je organisatie? Nieuwsgierig hoe een Anago-oplossing je proces effectiever en efficiënter kan maken? Neem dan contact met ons op.