Integrated Business Planning bij uitvoeringsorganisatie
Een uitvoeringsinstantie behandelt complexe beslissingen die ingrijpende gevolgen kunnen hebben voor de betrokkenen. Na een fusering heeft een afdeling verschillende planningsproblemen. Een registratiesysteem helpt op de werkvloer maar voor het management ontbreekt inzicht en sturingsinformatie. Anago is gevraagd om een sturings- en verantwoordingssysteem te maken om deze situatie op te lossen.
Uitdagingen
Bij het maken van de planningsoplossingen moest met verschillende uitdagingen rekening worden gehouden.
Vastgestelde termijnen
De uitvoeringsorganisatie staat onder druk van de politiek en klanten om alle procedures binnen de wettelijk gestelde termijn af te ronden.
Wisselend werkaanbod
Het plannen wordt moeilijk gemaakt door een sterk fluctuerend werkaanbod. Hierdoor is voorspellen van de benodigde capaciteit en doorlooptijden complex.
Gebrek aan inzicht
Managers hebben geen inzicht in werkvoorraad en de gemiddelde doorlooptijd van een beslissing. Hierdoor is sturing niet goed mogelijk.
De Anago-oplossing lost deze uitdagingen op.
Anago-oplossing
De eerste stap is het in kaart brengen van de eisen en wensen van het systeem. Dit werd gedaan in een tweedaagse sessie. Door de slimme en flexibele manier van ontwikkelen kon Anago vervolgens in zes weken een werkbare applicatie opleveren.
Met deze oplossing kregen managers inzicht in de werkvoorraad en tijdigheid van beslissingen maar ook diverse prestatie-indicatoren konden op maandbasis worden gemeten. Verder bevat het systeem een capaciteitsplanning waarbij uitleen tussen teams mogelijk is. Na een korte proef in twee regio’s is het systeem uitgerold naar alle vijftien regio’s.
Anago is niet alleen betrokken geweest bij het opleveren maar helpt ook de applicatie meegroeien met de organisatie. Door nieuwe wetgeving, organisatieveranderingen en andere sturingsmethodes ontstaan nieuwe wensen en eisen die terugkomen in de doorontwikkeling van de planningsoplossing. Op deze manier zorgen we dat de oplossing steeds 100% aansluit bij de organisatie.
Behaalde winst
De overstap naar een Anago-oplossing heeft de uitvoeringsorganisatie verschillende voordelen opgeleverd. Zo hebben de extra inzichten en sturingsinformatie geleid tot een verkorting van de doorlooptijd van 40%. Klanten zijn dus sneller geholpen en ook de klanttevredenheid is gestegen. Daarnaast is de klantgerichtheid vergroot en de effectiviteit van het klantcontact verhoogd. Ten slotte is ook de productiviteit van medewerkers en teams groter geworden door een efficiëntere manier van werken.
De volgende stap
Kom je ook zulke uitdagingen tegen in je organisatie? Nieuwsgierig hoe een Anago-oplossing je proces effectiever en efficiënter kan maken? Neem dan contact met ons op.