Capaciteitsplanning bij HLB Blömer
In iedere branche komen we specifieke uitdagingen tegen. Door in te spelen op de wensen van HLB Blömer is het ons gelukt een planningsoplossing te creëren voor de accountancy. Deze capaciteitsplanning is speciaal gericht op de regelmatig terugkerende werkzaamheden van accountantskantoren zoals audits en salarisadministratie. Lees hieronder meer over onze oplossing.
HLB Blömer Accountants en Adviseurs is een middelgroot accountantskantoor dat zich richt op ondernemers in het midden- en kleinbedrijf, vrije beroepsbeoefenaars en non-profit instellingen. Het kantoor heeft meer dan 1.000 klanten en ruim 100 medewerkers. Om de behoefte van klanten af te stemmen op de beschikbaarheid van medewerkers, stelt HLB Blömer planningen op waarbij uren van medewerkers worden toegewezen aan activiteiten en klanten.
Uitdagingen
Door de aantrekkende economie is er veel werk in de accountancy branche en hebben veel accountantskantoren openstaande vacatures. Om de hoeveelheid werk het hoofd te kunnen bieden is een efficiënte planning nodig maar helaas loopt men tegen de volgende uitdagingen aan:
Ongelijke werkverdeling
De werkzaamheden zijn sterk seizoensgebonden. Vanwege het afronden van jaarrekeningen is de eerste helft van het jaar veel drukker dan de tweede helft. Een goede planning kan zorgen dat alle klanten bediend kunnen worden, ook in de drukke periode.
Flexibiliteit nodig
Verschillende werkzaamheden zijn afhankelijk van aangeleverde gegevens van de klant. Wanneer deze gegevens nog niet binnen zijn, moet worden geschoven in de planning. Een goede planningsapplicatie kan flexibel omgaan met zulke veranderingen zonder dat de werkzaamheden voor andere klanten daar last van hebben of capaciteit verloren gaat.
Te weinig inzicht
Een planning in Outlook of Excel geeft geen duidelijk inzicht in de knelpunten van de planning. Hierdoor kunnen geen stappen worden genomen in het verbeteren van het planningsproces. Daarbij ontbreekt het inzicht van de perspectieven van de medewerker of de klant.
Na het inventariseren van de uitdagingen zijn we begonnen met het implementeren van onze oplossing.
De Anago-oplossing
De planningsapplicatie van Anago bevat actuele data van medewerkers en klanten. Hierdoor kunnen veranderingen in de bezetting van werknemers of in eisen van de klant direct worden meegenomen in de planning. Bovendien geeft de applicatie inzicht in het planningsproces door het werkaanbod en de beschikbaarheid van werknemers naast elkaar te zetten. Dit gebeurt in het planningsoverzicht, één scherm vanwaar alle handelingen zijn uit te voeren. Hiermee kunnen knelpunten snel worden opgelost.
De applicatie heeft verschillende voordelen ten opzichte van het oude systeem van plannen met spreadsheets. Zo is dubbele invoer in verschillende bestanden niet langer nodig. Dit is een stuk minder foutgevoelig en levert meer tijd op. Ook is het mogelijk om met meerdere gebruikers tegelijk de planningsapplicatie te gebruiken.
Behaalde winst
De overstap naar het Anago planningssysteem heeft HLB Blömer het volgende opgeleverd:
Het maken van jaarplanningen is eenvoudiger: Er is inzicht in de knelpunten en de planningsgegevens van voorgaande jaren.
De planning is fijnmaziger: de beschikbaarheid kan op dagniveau worden ingezien en de planning vastgelegd.
De planning is efficiënter: Er is inzicht in de capaciteitsplanning. Zo maak je optimaal gebruik van de beschikbare medewerkers.
De planning van klantopdrachten wordt bewaakt: Door knelpunten inzichtelijk te maken kan worden voorkomen dat klanten niet op tijd worden bediend.
Veranderingen in capaciteit of werkvoorraad zijn direct zichtbaar: Hierdoor kan flexibel worden omgegaan met wijzigingen in de planning.
Het planningssysteem maakt voor elke medewerker inzichtelijk hoe zijn of haar planning voor de komende periode eruitziet.
De volgende stap
Kom je ook zulke uitdagingen tegen in je organisatie? Nieuwsgierig hoe een Anago-oplossing je proces effectiever en efficiënter kan maken? Neem dan contact met ons op.