Moet een team ALTIJD de sprint halen?
Foto nog toevoegen
Bij dossierorganisaties met een hoge werkdruk, waar een afhandeling en het wegwerken van werkvoorraden belangrijk is, zie je vaak dat het erg belangrijk wordt gevonden hoe 'vol' je een sprint plant.
Dat heeft een reden.
Bij een relatief lege sprint, zal het af en toe voorkomen dat je tijd overhebt aan het einde van de sprint. De angst die leeft – en misschien ook niet helemaal onterecht – is dat bij een 'te lege' sprint dat stukje werkdruk ontbreekt. Een werkdruk waardoor een team soms net wat meer werk kan verzetten. (Immers, als een sprint toch wel afkomt, waarom zou je dan net dat stapje extra zetten?)
Een begrijpelijke overweging dus.
De te volle sprint
Maar het andere uiterste van het Agile-spectrum is een te volle sprint, waardoor de werkdruk te hoog wordt. Het gevolg hiervan: minder motivatie ('het werk komt toch niet af') en – misschien minstens zo ernstig: een inefficiëntere manier van werken. Binnen een te volle sprint moet je namelijk nog steeds keuzes maken en wisselen tussen dossiers. Dus hoe meer dossiers, hoe meer onderbrekingen van de workflow.
Een pervers gevolg van te volle, onrealistische sprints plannen is dat medewerkers nog minder hooi op hun vork gaan nemen.
Wanneer je als manager namelijk je medewerkers aanspreekt op hun niet gehaalde sprints, dan zal het team (terecht) proberen zo min mogelijk taken in toekomstige sprints te krijgen. Niemand wil zijn sprints niet halen, zeker niet als ze er op worden afgerekend
Het gevolg: de totale doorlooptijd van de dossiers wordt langer, omdat ieder team minder gaat produceren dan zou kunnen.
Het 80% streven
Een nieuwe manier van kijken naar Agile plannen gaat uit van het 80% streven.
Het idee is dat alle taken die van tevoren zijn gepland zoals gebruikelijk worden afgerond binnen de tijd van een sprint. Het verschil met het traditionele denken zit hem in de ruimte die het biedt om 2 van de 10 sprints niet helemaal af te krijgen – als het echt niet anders kan. Dit betekent trouwens niet dat je 20% van de taken niet hoeft te halen in elke sprint; de overige 8 sprints moeten namelijk gewoon helemaal worden afgerond!
Onzekere factoren kunnen namelijk altijd voorkomen – dossiers die toch complexer blijken of onverwachte uitval – en op die manier geef je dat een plaats in de mindset.
De praktijk wijst uit dat een team hierdoor meer hooi op de vork zal durven te nemen bij het vaststellen en inrichten van een planning als men weet dat er een marge is waarbinnen men mag uitlopen.
Een analyse achteraf, de sprintevaluatie of retrospect, is een goede aanvulling hierop. Je kan leren van de redenen waarom de sprint niet af is en ervoor zorgen dat dit in de toekomst wordt verbeterd.
Interessant?
Anago adviseert bedrijven ook bij het implementeren van het 80% Agile principe.