Help! Mijn tactische planning zit de operationele planning in de weg!
Agile plannen op verschillende niveaus
Strategisch plannen gebeurt vaak door het hogere management en beslaat meerdere jaren van keuzes die richting geven aan de groei, transformatie of consolidatie van de organisatie. Strategisch plannen gaat over rapporten schrijven, nieuwe diensten/producten ontwikkelen en samenwerken met andere bedrijven. De strategische planning valt vaak samen met het maken van een meerjarenplanning.
Bij de tactische planning kijk je als organisatie ongeveer zes tot twaalf maanden vooruit. Tactische planning vindt vaak -helaas - maar twee keer per jaar plaats. De verantwoordelijkheid hiervoor zit vaak bij de business controller, de operations staff - of in de productiewereld ook wel bij de supply chain of logistiek manager. Bij overheidsorganisaties bestaan dit soort functies vaak niet en komt de tactische planning vaak op het bordje van de controllers.
Inhoudelijk houdt de tactische planning zich vaak bezig met capaciteitsvragen: wat neem je aan qua werk, hoe zit het met vakantieplanning? Neem je uitzendkrachten of nieuw personeel aan, of is overwerk een optie? Is het nodig om werknemers nieuwe trainingen te geven? Wat zijn de verwachte oplevertijden van dossiers?
Echt Agile wordt het vaak pas bij de operationele planning. Die wordt gemaakt voor de komende weken en ligt bij de teams zelf. Wat is het werk dat er nu ligt, morgen, overmorgen? Sprintplanning is een veelgebruikte methode om operationeel te plannen.
Conflicten in de operatie
Omdat het operationele niveau het dichtst op de dagelijkse businessprocessen zit, komen conflicten het snelst aan het licht in de operatie. De fout die dan vaak wordt gemaakt – en wij zien dit verschijnsel regelmatig voorbijkomen – is dat de oplossing vaak op operationeel niveau wordt gezocht. Er wordt dan een duur roosteringspakket aangeschaft, die medewerkers tot op kwartierniveau inplant voor de verschillende taken.
Operationeel probleem, tactische oplossing
Wat te weinig wordt beseft is dat het probleem op operatoneel niveau vaak ligt bij de tactische planning die gaat over de capaciteit. Want daar gaat het vaak mis.
Waarom is dat zo?
De tactische planning kent specifieke uitdagingen en is van alle niveaus het meest complex. Gek genoeg wordt juist deze planning vaak gedaan met een programma dat in al zijn kwaliteit toch wel beperkte mogelijkheden biedt: Excel. Omdat er bij tactische planning zo veel verschillende data komt kijken die aan elkaar gekoppeld moet worden schiet Excel eigenlijk tekort als applicatie.
Ga maar na. Hoe koppel je een Excelsheet op een overzichtelijke manier aan al die complexe factoren? Zaken als: de benodigde kennisniveaus, personele beschikbaarheid van medewerkers, de hoeveel werk die er ligt (en een voorspelling van wat er aan komt), ziekteverzuim, etc.? Eigenlijk is het niet te doen. Daarbij komt dat veel informatie overal vandaan moet worden gehaald in de organisatie – en ook uit verschillende systemen komt. Vaak is de informatie simpelweg slecht beschikbaar, niet compleet of gewoon helemaal niet aanwezig.
Het gebrek aan goede applicaties om tactische data in te verwerken wreekt zich bij diegene die de capaciteitsplanning moet maken. Maar de knelpunten ontstaan pas echt bij de teams die vervolgens veel te veel werk op zich afkrijgen met een te klein team!
Maak de vertaalslag van operationeel naar tactisch plannen
De oplossing voor dit probleem dat zich feitelijk afspeelt op tactisch niveau (/capaciteitsplanning) ligt zelden op operationeel niveau. Daarom draaien wij bij Anago de boel ook graag om.Wij helpen organisaties om anders te kijken naar de niveaus van (Agile) planning en bieden tools en trainingen om de tactische planning te baseren op concrete data vanuit de operationele planning.
Wensen en processen op de werkvloer vertalen wij door naar hoger tactisch niveau. Door onze brede ervaring met Agile plannen en alle organisaties en processen die wij in de loop der jaren hebben gezien – en gewoon op basis van de data die jullie zelf invoeren in ons Anago plannings-platform – kunnen wij voorspellende uitspraken doen die de basis vormen van jullie tactische planning.
Word ook tactisch Agile
Door de tactische planning goed in te richten en te koppelen aan de informatie uit de operationele planning kan een veel soepeler proces worden ingericht. Een tactisch planningsproces dat ook veel vaker, bijvoorbeeld iedere maand, uitgevoerd kan worden en je in staat stelt om snel te reageren op veranderende omstandigheden. Pas dan word je ook Agile op tactisch niveau.
Zo helpen wij onze klanten bij het Agile krijgen van al hun niveaus van plannen.
Meer weten? Neem dan contact op met onze consultants of leer meer van onze webinar Agile Planning