Hoe goed werken story points?
Hoeveel tijd kost een activiteit nu eigenlijk? Je weet het nooit helemaal zeker. Iedere inschatting van tijd is in de praktijk afhankelijk van onzekerheden die je niet van tevoren kunt overzien. Als je bijvoorbeeld in moet schatten hoeveel tijd het kost om een deur te verven, denk je misschien aan 4 uur. Maar je weet het niet helemaal zeker omdat er ook dingen tegen kunnen zitten. Met het plannen van taken in je organisatie is dat precies zo.
Onzekerheid
Bij veel activiteiten weet je dat je te maken krijgt met onzekerheid. In de ‘oude’ projectenwereld betekende dat inbouwen van reservetijd (slack). Een projectmanager deed dat aan het einde van iedere mijlpaal in het project.
De Scrum/Agile-wereld heeft dit anders aangepakt. Daarin worden niet mijlpalen in de tijd uitgezet, maar werk je met een bepaalde capaciteit van een aantal sprints. Het werk wordt in de juiste volgorde gezet, maar garandeert niet dat alles klaar is. Deze methode gaat beter om met onzekerheid, omdat het meebeweegt met zowel uitlopen als inlopen van werkzaamheden.
Binnen Agile wil je echter ook weten hoeveel werk er in een week past. Om het probleem van moeilijke tijdsinschattingen te vermijden heeft men de story point bedacht. Dat werkt als volgt. Je pakt een eenvoudige klus en geeft die één punt. Een iets moeilijkere klus die twee keer zo lang duurt krijgt twee punten, vier keer zo lang vier punten, enzovoort. De punten verdubbelen iedere keer. Door gedurende een aantal sprints te meten hoeveel punten een team verwerkt, bepaal je de snelheid (velocity) van een team en weet je hoeveel een team normaal aan moet kunnen.
Story points werken niet (altijd)
Wat het werken met story points lastig maakt, is dat het abstracte dingen zijn. Ieder team zal een eigen interpretatie van een story point hebben, waardoor je teams niet kan vergelijken. Het ene team heeft een snelheid van 7.000 story points per week en het andere team misschien 340. Terwijl ze misschien wel hetzelfde produceren. En we willen teams juist kunnen vergelijken om ook te kunnen leren van elkaar. De story points zorgen ervoor dat de teams een soort eilanden worden.
De snelheid van teams kun je moeilijk met elkaar vergelijken met story points
250 story points in team B
250 story points in team A
Een ander probleem met story points en de snelheid van een team, is dat dit uitgaat van een redelijke constante beschikbaarheid van medewerkers in een team en ook dat iedereen alles kan. In werkelijkheid is dat natuurlijk niet zo; zeker niet in backoffices. Je wilt in je capaciteitsplanning juist kunnen zien wat het effect is, als net die ene medewerker met vakantie gaat.
Zelf geloven we toch meer in het inschatten in uren werk. Dit is meetbaar, uit te leggen en eenvoudig in de praktijk. Ook kun je vergelijkingen maken tussen medewerkers en teams. Hoe kan het bijvoorbeeld dat een medewerker in het team Subsidies telkens langer nodig heeft dan een medewerker in een ander team? Dit kan een signaal zijn om ze eens bij elkaar te zetten en hun werkaanpak te vergelijken. Misschien gaat de één wel slimmer om met het backoffice systeem of kom je erachter dat de extra snelheid toch ten koste gaat van de kwaliteit van het werk.
Zelf aan de slag
Samengevat heeft het werken met uren in plaats van story points de volgende voordelen:
Het is eenvoudiger en gemakkelijker uit te leggen
Medewerkers en teams worden onderling vergelijkbaar
Het gaat beter om met fluctuaties in capaciteit en kennis
Capaciteitsplanning op de langere termijn wordt nu mogelijk
Geïnteresseerd hoe Agile planning en capaciteitsplanning van toegevoegde waarde kunnen zijn? Wij sparren graag met je! Bekijk de video over onze aanpak of neem contact met ons op.