Zaakplanning in de Asielketen
De beslissingen in de asielketen hebben verregaande gevolgen voor de betrokkenen. Daarom is een wettelijke termijn afgesproken voor deze beslissingen. Door de complexiteit van het proces en capaciteitsproblemen heeft de uitvoeringsorganisatie echter grote achterstanden opgelopen. Om de opgelopen achterstanden weg te werken is een taskforce opgericht waarbij Anago is gevraagd het planningssysteem te maken en implementeren voor het proces van gehoren.
Uitdagingen
Bij het maken van de planningsoplossingen moest met verschillende uitdagingen rekening worden gehouden.
Hoge kwaliteitseisen
Hoewel er sneller moet worden gewerkt om de achterstanden weg te werken, mag de kwaliteit en de zorgvuldigheid van het proces niet verminderen. Er moet dus vooral efficiënter gewerkt worden.
Verschillende competenties
Er kan niet worden gewacht tot medewerkers alles onder de knie hebben. Ze worden direct efficiënt ingezet op de gebieden waar ze al kennis van hebben. Dit betekent dat goed bijgehouden moet worden welke competenties men heeft.
Veel betrokkenen
Bij het gehoor- en beslissingsproces zijn veel verschillende diensten betrokken. Je moet hierbij niet alleen denken aan medewerkers en tolken die het gehoor doen maar ook het vervoer en de opvanglocaties spelen een belangrijke rol om alles soepel te laten verlopen.
De Anago-oplossing lost deze uitdagingen op.
Anago-oplossing
De Anago-oplossing is gekoppeld aan het primaire zaaksysteem van de uitvoeringsorganisatie. Elke week wordt er vanuit de landelijke verkeerstoren (lees hier meer over deze klantencase) de nieuwe zaken ingepland en ingelezen.
Vervolgens wordt door het planningsteam de complexiteit van het dossier bepaald waarna de verschillende stappen van het proces worden ingepland met behulp van Anago. Hieruit volgen de zaakplanning en de dagplanning. Iedere medewerker kan vervolgens zijn of haar planning inzien.
Ten slotte worden vanuit het Anago-systeem automatisch de uitnodigingsbrieven en vervoersoverzichten gegenereerd en verstuurd.
Behaalde winst
De Anago-oplossing zorgt voor betere communicatie met medewerkers. Er is nu één bron van waarheid in plaats van vele, niet-verbonden, lijstjes. Dit geldt ook voor de uitnodigingen en het vervoer waar minder fouten worden gemaakt. Zo staat een vervoerder nooit bij de verkeerde plaats en worden betrokken niet onnodig uitgenodigd. Dit zorgt voor minder vervelende momenten ook voor een grote tijdsbesparing.
Daarnaast geeft het systeem beter inzicht in het proces. Er wordt geleerd van eerdere gevallen waardoor men kan sturen op verbeteringen. Zo werd de achtervang van verschillende functies verhoogd nadat de eerste inschatting onvoldoende bleek te zijn. Dit zorgt voor een robuuster proces binnen de organisatie.
Mede dankzij het centrale planningssysteem van de taskforce is ver ingelopen op de achterstand. We gaan echter niet voor een kortetermijnoplossing en blijven optimaliseren. Zo blijven we het systeem tweewekelijks updaten met nieuwe functionaliteiten en voorgestelde verbeteringen.
De volgende stap
Kom je ook zulke uitdagingen tegen in je organisatie? Nieuwsgierig hoe een Anago-oplossing je proces effectiever en efficiënter kan maken? Neem dan contact met ons op.