Verkeerstoren in de Asielketen
In Nederland zijn zes locaties waar asielzoekers worden gehoord in afwachting van het beslissingsproces. Deze locaties zijn regionaal gekoppeld aan de opvanglocaties. Voorheen werden de zaken decentraal verdeeld door alle opvanglocaties maar om de opgelopen achterstanden structureel aan te pakken is besloten een centrale verkeerstoren op te zetten. Anago is benaderd om het planningssysteem te maken om de verkeerstoren op een optimale manier in te zetten zonder de menselijke maat uit het oog te verliezen.
Uitdagingen
Bij het maken van de planningsoplossing moest met verschillende uitdagingen rekening worden gehouden.
Veel variabelen
Bij het verdelen van de zaken moet rekening gehouden worden met verschillende variabelen zoals de beschikbare ruimte per locatie en de reeds bekende zaken maar ook de competenties van de medewerkers en hun beschikbaarheid.
Flexibiliteit
Met de verkeerstoren moet een optimale doorstroming van zaken worden bereikt maar dit kan niet ten koste gaan van de menselijke maat. Als er vanuit de politiek een bepaalde prioriteit gegeven wordt, moet het planningssysteem flexibel genoeg zijn om dit op te vangen.
Leren voor de toekomst
De verkeerstoren moet onderdeel zijn van een langetermijnplan. Daarom moet het ook mogelijk zijn evaluaties en analyses van afwijkingen te maken in het planningssysteem.
De Anago-oplossing lost deze uitdagingen op.
Anago-oplossing
Het planningssysteem van de verkeerstoren bevat alle werkstromen en de volledige werkvoorraad. Op basis van de capaciteit en de politieke opdracht worden zaken volgens de huidige prioriteit toegewezen aan de verschillende locaties. Hierbij wordt informatie gegeven over welke soorten zaken en hoeveel zaken moeten worden afgerond. De operationele details worden vervolgens gepland per locatie (lees hier meer over deze klantencase).
Na de planning komt er terugkoppeling vanuit het operationele niveau zoals zaken die niet konden worden behandeld. Met deze informatie kunnen het aantal zaken worden bijgesteld. Daarnaast kan met de gegevens beter voorspeld worden hoeveel zaken kunnen worden behandeld en het geeft aan bij welke type zaken bottlenecks liggen. Dit leidt tot een betere planning. Ten slotte geeft deze leercirkel ruimte voor duiding en verantwoording van gemaakte keuzes.
Behaalde winst
Met het gebruik van de Anago-oplossing in de verkeerstoren kunnen meer zaken worden behandeld. Met het centrale overzicht van medewerkers, locaties en zaken kan een efficiëntere planning worden gemaakt zonder dat dit ten koste gaat van het beslissingsproces. Ook kan er gestuurd worden op politieke opdrachten of andere prioriteiten.
Daarnaast geeft het gebruik van Anago inzicht in de toekomst doordat beter kan worden ingeschat hoeveel zaken behandeld kunnen worden. Deze voorspelling is ook realistischer omdat deze wordt gebaseerd op de feedback van het operationele niveau.
Ten slotte kunnen beslissingen over flexibele maatregelen, zoals de inzet van meer medewerkers, afgewogen worden op basis van berekenbare scenario’s en cijfers uit de praktijk. Zo helpt Anago besluiten maken die bijdragen aan een beter proces en groei binnen de organisatie.
De volgende stap
Kom je ook zulke uitdagingen tegen in je organisatie? Nieuwsgierig hoe een Anago-oplossing je proces effectiever en efficiënter kan maken? Neem dan contact met ons op.